Oppbevaring i utlandet
Hovedregelen er at regnskapsmaterialet skal oppbevares i Norge. Det finnes imidlertid unntak fra dette utgangspunktet, både i bokføringsforskriften og gjennom en dispensasjonsadgang. Adgangen til elektronisk oppbevaring i utlandet uten å måtte søke om dispensasjon er nå utvidet. Samtidig er omtalen av dispensasjonspraksis oppdatert. I denne artikkelen ser jeg nærmere på reglene om oppbevaring av regnskapsmateriale i utlandet, herunder de endringene som er gjort.
Director, fagavdelingen i BDO
Forfatteren er leder av Bokføringsstandardstyret i Norsk RegnskapsStiftelse
Hovedregelen om oppbevaring i Norge
Regnskapsmaterialet skal som hovedregel oppbevares i Norge (AI-generert bilde).
Bokføringsloven § 13 annet ledd krever i utgangspunktet at bokføringspliktige*Jf. bokføringsloven § 2. skal oppbevare alt oppbevaringspliktig regnskapsmateriale i Norge i hele oppbevaringstiden. Oppbevaringsplikten omfatter ifølge bokføringsloven § 13 første ledd blant annet følgende (ikke uttømmende opplistet):
Årsregnskap (med årsberetning og revisjonsberetning hvis det er aktuelt), skattemelding for formues- og inntektsskatt med næringsspesifikasjon og andre vedlegg, skattemeldinger for merverdiavgift og a-meldinger.
Selve bokføringen («hovedbok og reskontroer»), enten i form av ferdig utarbeidede spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering («rapporter» utenfor regnskapssystemet) eller i form av bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering på forespørsel («rådata» i regnskapssystemet).*Jf. bokføringsloven § 7 første ledd, jf. bokføringsloven § 5 og bokføringsforskriften § 3-1.
Bilagene som underbygger bokføringen (dokumentasjon av bokførte opplysninger).*Jf. særlig bokføringsloven § 10 og bokføringsforskriften kapittel 5.
Dokumentasjon av balansen i årsoppgjøret.*Jf. bokføringsloven § 11, bokføringsforskriften kapittel 6 og NBS 5 Dokumentasjon av balansen.
Dokumentasjon av kontrollsporet hvis dette er nødvendig for å kunne kontrollere bokføringen på en enkel måte.*Jf. bokføringsloven § 6 tredje ledd og NBS 2 Kontrollsporet.
For regnskapsmateriale på papir er dette enkelt; papirene må oppbevares innenfor Norges grenser. Det er imidlertid vanligst å oppbevare regnskapsmaterialet elektronisk. Ved elektronisk oppbevaring skal det fysiske oppbevaringsmediet befinne seg innenfor Norges grenser. Spørsmålet om oppbevaringssted blir dermed i de aller fleste tilfeller et spørsmål om serverplassering. Det er etter hovedregelen ikke tilstrekkelig kun å ha tilgang fra Norge til regnskapsmateriale som fysisk oppbevares på en server i utlandet.
Gjelder ikke bokførte opplysninger som holdes elektronisk tilgjengelig
Bokføringsloven § 13 b krever at bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, fortsatt skal være tilgjengelig elektronisk i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. Nærmere bestemmelser, herunder unntak, følger av bokføringsforskriften § 7-7 og § 7-8, samt NBS 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år.
Kravet om elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år omfatter de opplysningene som er bokført i regnskapssystemet om hver enkelt transaksjon eller disposisjon. Litt enkelt sagt er det snakk om innholdet i hovedboken og reskontroene.
Bestemmelsene om elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år er ikke oppbevaringsregler, men tilleggskrav som er satt av hensyn til eksterne kontrollørers mulighet til enkelt å kunne gjøre analyser mv. Dette innebærer at reglene om oppbevaringssted i utgangspunktet ikke gjelder for bokførte opplysninger som holdes elektronisk tilgjengelig i 3,5 år. Så lenge opplysningene er elektronisk tilgjengelige i Norge, herunder på forespørsel kan gjengis i standardformatet SAF-T Regnskap, kan serveren som opplysningene er lagret på, befinne seg hvor som helst i verden.
De fleste bokføringspliktige velger i praksis å oppbevare bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, i stedet for å utarbeide og oppbevare ferdig utarbeidede periodiske spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering utenfor regnskapssystemet.*Jf. bokføringsloven § 13 første ledd nr. 2. I disse tilfellene blir de bokførte opplysningene i regnskapssystemet å anse som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, i tillegg til å skulle holdes elektronisk tilgjengelig for analyse mv. i 3,5 år. Da gjelder likevel reglene om oppbevaringssted også for de bokførte opplysningene i regnskapssystemet.
Logg inn for å fortsette
Glemt passordet?