Faktureringsplikten
I denne artikkelen ser jeg nærmere på hva en faktura skal og ikke skal brukes til, samt hvem som har plikt til å fakturere. I del II omhandles krav til innhold i fakturaer, mens del III vil ta for seg regler om utstedelse av faktura (hvem, når og hvordan).
Senior Manager, fagavdelingen i BDO
Han er forfatter av «Bokføringsloven med kommentarer» (Fagbokforlaget).
Hva skal faktureres?
En faktura er et salgsdokument. I dette ligger at en faktura dokumenterer inntekter fra salg av varer og tjenester til en kjøper.*Se også overskriftene til bokføringsforskriften (01.12.04 nr. 1558) delkapittel 5-1 og § 5-1-1. Et salg er en gjensidig bebyrdende transaksjon, der selger forplikter seg til å levere varer og tjenester mot at kjøper yter et vederlag for leveransen (oppgjør/betaling).
Prosessen med å utarbeide og utstede fakturaer kalles fakturering.
Faktureringsplikt og ansvar
Plikten til å fakturere salg av varer og tjenester gjelder for bokføringspliktige som nevnt i bokføringsloven § 2.*Se nærmere om dette i artikkelen Bokføringsplikten – hvem omfattes og hva innebærer det? (Revisjon og Regnskap nr. 6 2021, side 46-53).
En bokføringspliktig selger kan velge å sette bort faktureringen til andre, for eksempel en ekstern regnskapsfører eller et factoringforetak. Dette endrer imidlertid ikke den bokføringspliktiges eget ansvar for at salg av varer og tjenester faktureres i samsvar med bokføringsforskriftens regler.
Selgere av varer og tjenester som ikke er bokføringspliktige, kan frivillig velge å fakturere sine leveranser, men i slike tilfeller gjelder ikke bokføringsforskriftens regler. Eksempler på slike selgere er privatpersoner og foreninger uten regnskaps-, skatte- eller avgiftsplikt.
Grunnlag for bokføring og kontroll
Alle bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse.*Bokføringsloven (19.11.04 nr. 73) § 4 nr. 6 og § 10 første ledd. Formålet med dokumentasjon av bokførte opplysninger er todelt:*NOU 2002: 20 Ny bokføringslov punkt 9.1.
Være et så omfattende og detaljert bokføringsgrunnlag at en kompetent person ikke gjør utilsiktede feil ved bokføringen.
Kunne benyttes ved etterfølgende kontroll av bokføringen. Kontrolløren skal på grunnlag av dokumentasjonen være i stand til å bedømme berettigelsen (legitimasjonen) av de bokførte opplysningene.
Det er viktig å være klar over at en faktura må oppfylle begge disse formålene både hos selger og hos en bokføringspliktig kjøper, herunder når en ansatt legger ut for kjøp for sin bokføringspliktige arbeidsgiver.*Jf. kravet i bokføringsforskriften § 5-5-1 første ledd om at kjøpsdokumentet skal være salgsdokumentet selger har utstedt. Skattedirektoratet har blant annet uttalt følgende:*Skattedirektoratets prinsipputtalelse 01.11.11 Angivelse av art i salgsdokumentet med videre.
«Kravene til dokumentasjon er således av stor betydning både for bokføring og etterkontroll, herunder av betydning for regnskapsføreres, valgt revisors og offentlig kontrollmyndigheters arbeid. […].
Skattedirektoratet legger til grunn at kravene til dokumentasjon av salg ikke kan ses isolert fra kravene til dokumentasjon av kjøp. […] Dette vil være med å sikre korrekt bokføring av kjøpet, samtidig som det muliggjør etterkontroll av at bokføringen er korrekt i forhold til pliktig regnskapsrapportering, både mht. skatt, avgift og regnskap.»
Proformafakturaer er ikke salgsdokumenter
Proformafakturaer benyttes som hovedregel ved eksport, som underlag for tolldeklarasjonen i tilfeller hvor en ordinær faktura ikke følger varene. En proformafaktura krever ingen betaling fra mottakeren, men skal dokumentere verdien av varene. Tollvesenet kan benytte den oppgitte verdien i proformafakturaen som grunnlag for beregning av toll og avgifter. Proformafakturaer er ikke regulert i bokføringsloven eller bokføringsforskriften og hvilken informasjon som kreves, kan variere fra land til land.
En proformafaktura anses ikke som en endelig faktura for leverte varer og tjenester. Det følger av dette at en proformafaktura ikke kan benyttes som salgs- og kjøpsbilag i bokføringen hos selger og kjøper. Ved salg av varer og tjenester skal det alltid utstedes en ordinær faktura etter reglene i bokføringsforskriften. En proformafaktura kan likevel benyttes som bilag ved bokføring av for eksempel gaver, erstatningsvarer, reklamegjenstander, vareprøver og andre transaksjoner som ikke er salg av varer og tjenester.