Mer enn kort, sedler og mynter

Definisjonen av kontantsalg kan gi inntrykk av at det kun er salg som betales med betalingskort, sedler eller mynter som er kontantsalg. Dette er imidlertid ikke tilfelle:^{* Bokføringsforskriften § 5-3-1 bokstav b og c.}

• Med betalingskort menes debetkort, kredittkort og faktureringskort

• Med kontanter menes andre betalingsmidler enn betalingskort

Kontanter omfatter på denne måten også nye betalingsformer, for eksempel Vipps, Stripe, PayPal, Klarna, kryptovaluta, mobilbetaling og betaling med smartklokker. Videre omfattes mer tradisjonelle betalingsmidler som bytte-, retur- og pantelapper, påfylte kundekort, gavekort, sjekker, lojalitets- og bonuspoeng mv.

Levering og oppgjør skjer samtidig

Kontantsalg er etter dette alt salg hvor det er samtidighet mellom levering og betaling. Det oppstår ingen forskudd fra kunden eller kundefordring (kreditt).

Valg av betalingsmiddel er irrelevant i vurderingen av om en transaksjon er et kontantsalg eller ikke; det er betalingstidspunktet som er avgjørende.

Hva med internettsalg?

Merk at salg over internett eller ved oppkrav ikke anses som kontantsalg selv om kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering.* Bokføringsforskriften § 5-3-1 bokstav a annet punktum. Internettsalg var tema i forrige del av denne artikkelserien.

Krav om kassasystem

Kontantsalg skal som hovedregel registreres og dokumenteres ved bruk av et kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller kravene i kassasystemloven og kassasystemforskriften.^{* Bokføringsloven (19.11.04 nr. 73) § 10a og bokføringsforskriften § 5-3-2 første ledd, jf. kassasystemloven (19.06.15 nr. 58) og kassasystemforskriften (18.12.15 nr. 1616).}

Registrering av betalingsmiddel

Betalingsmiddelet skal registreres i kassasystemet for hvert enkelt salg, og skal fremgå av både salgskvitteringen til kunden og den elektroniske journalen hos selger.^{* Bokføringsforskriften § 5-3-12 annet ledd og § 5-3-13, jf. kassasystemforskriften § 2-5 annet ledd, § 2-7 første ledd og § 2-8-4.}

Dagsoppgjør

I Z-rapportene fra kassasystemet skal salget fordeles på ulike betalingsmidler.* Bokføringsforskriften § 5-3-14 første ledd, jf. kassasystemforskriften § 2-8-3 første ledd, jf. § 2-8-2 første ledd bokstav g) og h). Dette danner grunnlag for avstemming av registrerte salg mot mottatte innbetalinger når dagsoppgjøret gjennomføres.

Det er kun kontantbeholdningen i kassaskuffen og kortbetalinger på betalingsterminaler som kreves særskilt dokumentert i forbindelse med dagsoppgjøret, ut over å fremgå av Z-rapporten.* Bokføringsforskriften § 5-3-14 annet og tredje ledd. Det ble vurdert å stille krav til dokumentasjon av innbetalinger også med andre betalingsmidler, men Skattedirektoratet kom til at de i stedet vil foreta en vurdering opp mot aktuelle betalingsløsninger på et senere tidspunkt.^{* Høringsnotat: Utskrift av salgskvitteringer – Forslag til endringer i kassasystemforskrifta og bokføringsforskriften (21.06.18) punkt 4.5.}

Hvis betalingsrapporter er tilgjengelige også fra andre løsninger som benyttes, anbefaler jeg likevel å bruke disse rapportene som grunnlag for avstemming i dagsoppgjøret. Dette gir god intern kontroll av salg og innbetalinger.

Bokføring av kontantsalg

Kontantsalg bokføres til kredit på en salgskonto i resultatregnskapet (normalt en konto i 3000-serien). Motposten bokføres til debet på balansekontoen for det benyttede betalingsmidlet (normalt en konto i 1900-serien). For å forenkle avstemming og kontroll, anbefaler jeg egne balansekontoer for ulike betalingsmidler.

Bilaget for bokføring er dagsoppgjøret, altså Z-rapporten fra kassasystemet sammen med rapport fra betalingsterminal, opptelling av kontantbeholdningen i kassaskuffen og avstemming.* Bokføringsforskriften § 5-3-15 første ledd. Som nevnt ovenfor, anbefaler jeg at også eventuelle rapporter fra andre betalingsløsninger legges ved på bilaget.

Det er anledning til å bokføre totalt kontantsalg for en periode som ett beløp i bokførings- og kontospesifikasjonen («hovedboken»), forutsatt at hver dags salg fremkommer enkeltvis og oppsummert i underliggende spesifikasjon og er kontrollerbar mot totalen.* Bokføringsforskriften § 3-1 femte ledd første punktum, se norsk bokføringsstandard NBS 2 Kontrollsporet punkt 2.1.2. Det må være kontrollspor mellom underspesifikasjonen og dagsoppgjørene.

Reskontroføring av kontantsalg i kundespesifikasjonen kreves kun unntaksvis.^{* Bokføringsforskriften § 3-1 annet ledd første og annet punktum.}

Ambulerende og sporadisk kontantsalg mv.

Bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3G i løpet av et regnskapsår, samt bokføringspliktige med kontantsalg som totalt sett ikke overstiger kr 50 000 i løpet av et regnskapsår, kan dokumentere slike kontantsalg på følgende måter (uttømmende opplistet):^{* Bokføringsforskriften § 5-4-1 første og annet ledd.}

• Fortløpende i innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte (kassabok)

• Med gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag (kvitteringsblokk, billetter mv.)

• Med datert og signert oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter

Det skal skrives kvittering hvis kunden ber om det. Kvitteringsblokk eller lignende må derfor alltid være tilgjengelig, uavhengig av valgt løsning.

Det skal videre gjennomføres daglig opptelling av kassabeholdningen, som sammenholdes mot salgsdokumentasjonen (dagsoppgjør). Oppgjørene skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares.^{* Bokføringsforskriften § 5-4-5.}

Valg av betalingsmiddel er uten betydning også her. Reglene åpner ikke opp for at ambulerende og sporadisk kontantsalg mv. kan dokumenteres ved bruk av rapporter fra elektroniske handels- eller betalingsløsninger (for eksempel «VippsGO»). Hvis det ikke benyttes et kassasystem med produkterklæring, må salget dokumenteres på en av de tre måtene som beskrives ovenfor, samt med et dagsoppgjør, uavhengig av hvordan betalingene skjer.

Så lenge det finnes tilgjengelige betalingsrapporter, anbefaler jeg imidlertid å bruke disse som grunnlag for avstemming mot salgsdokumentasjonen ved gjennomføring av dagsoppgjøret.

Salg fra andre ubetjente salgssteder enn automater

Salg fra andre ubetjente salgssteder enn automater kan dokumenteres på følgende måter:^{* Bokføringsforskriften § 5-4-4.}

• Med forhåndsnummererte konvolutter

• Med elektronisk salgsrapport som viser alle transaksjoner enkeltvis

• Med innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte (kassabok)

Uavhengig av valgt metode, skal salgsdokumentasjonen angi ytelsens art og omfang, dato og vederlag.^{* Jf. bokføringsforskriften § 5-1-1 første ledd nr. 1, 3 og 5.}

Salg av varer kan alternativt dokumenteres med lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning.

Ved salg fra andre ubetjente salgssteder enn automater, er det åpnet for at salget kan dokumenteres med elektronisk salgsrapport som viser alle transaksjoner enkeltvis. Dette omfatter blant annet apper hvor kundene kan finne frem til det aktuelle salgsstedet ved bruk av mobiltelefon for så å registrere hvilke varer og tjenester som ønskes kjøpt.

Det forutsettes at den elektroniske salgsløsningen kan produsere elektronisk kvittering til kunden og salgsrapporter til selgeren som viser nøyaktig hvilke varer og tjenester som er solgt til hvilke tidspunkt. Salgsrapportene må vise hvem som er kunde og ha samme identifikasjon på transaksjonsnivå som kundens kvittering. Både kundens kvittering og salgsrapporten må vise klart hvilke varer og tjenester kunden har kjøpt.^{* Høringsnotat: Endringer i bokføringsforskriften» (12.04.18) punkt 2.4.2.2.}

I praksis antas det blant annet at appen «VippsGO» kan benyttes for registrering og dokumentasjon av kontantsalg fra ubetjente salgssteder.^{* Inger Helene Iversen, Nye krav til kassasystemer», Revisjon og Regnskap nr. 1 2019, side 27-29.}

Også ved slike salg må det gjennomføres oppgjør. Opptelling av eventuelle kontanter og avstemming mot salgsdokumentasjonen kan imidlertid skje på det tidspunktet den bokføringspliktige oppsøker salgsstedet, ikke daglig, forutsatt at kassabeholdningen er tilfredsstillende sikret i mellomtiden. Oppgjørene skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares.^{* Bokføringsforskriften § 5-4-5.}

Krav om fakturering

Andre salg enn kontantsalg skal som hovedregel dokumenteres med salgsdokumenter (faktureres).^{* Bokføringsforskriften delkapittel 5-1 og 5-2.}

Valg av betalingsmiddel får ikke betydning for hvordan andre salg enn kontantsalg skal dokumenteres. Salgene kan ikke dokumenteres for eksempel med en elektronisk salgsrapport som viser alle transaksjoner enkeltvis. Dette gjelder også for nettbutikker og annen netthandel.* Avtaler om kjøp av varer eller tjenester som blir inngått på internett, for eksempel via PC, nettbrett eller smarttelefon på en nettløsning tilrettelagt av selgeren (nettbutikk, nettauksjon, e-post mv.), jf. no.wikipedia.org/wiki/Elektronisk_handel. Rapporter fra netthandels- eller betalingsløsningen er ikke tilstrekkelig salgsdokumentasjon.

Jeg minner om forbudet mot å forskuddsfakturere merverdiavgiftspliktig omsetning (med enkelte unntak).^{* Se merverdiavgiftsloven § 15-10 tredje ledd, bokføringsforskriften § 5-2-6, uttalelse om god bokføringsskikk GBS 13 Forskuddsfakturering og Skattedirektoratets prinsipputtalelse 23.05.07 Finansielle forskudd eller forskuddsfakturering?}

Fakturaene er alltid bilagene

Det er de utstedte salgsdokumentene (fakturaene) som utgjør bilagene for bokføring av salgsinntekter og kundefordringer.

Salgsrapporter, fakturajournaler, avregninger, betalingsrapporter og annen dokumentasjon kan normalt ikke alene brukes som salgsdokumentasjon i bokføringen.

Bokføring av fakturaene

Det er anledning til å bokføre totalt salg for en periode som ett beløp i bokførings- og kontospesifikasjonene («hovedboken»), forutsatt at hvert enkelt salg fremkommer enkeltvis og oppsummert i underliggende spesifikasjon og er kontrollerbar mot totalen.* Bokføringsforskriften § 3-1 femte ledd, se norsk bokføringsstandard NBS 2 Kontrollsporet punkt 2.1.2. Det må være kontrollspor mellom underspesifikasjonen og salgsdokumentene (fakturaene).

Krav om kundereskontro

Andre salg enn kontantsalg skal som hovedregel reskontroføres i kundespesifikasjonen (se nærmere om reskontroføring av internettsalg i forrige del av denne artikkelserien).* Bokføringsloven § 5 første ledd nr. 3 og bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 3. Det er ikke anledning til reskontroføring av totaler i kundespesifikasjonen; der må hver enkelt utstedt faktura bokføres hver for seg.^{* Bokføringsforskriften § 3-1 femte ledd, se norsk bokføringsstandard NBS 2 Kontrollsporet punkt 2.1.2.}

Reskontroføringen må i utgangspunktet skje på den konkrete kundens konto. Det er imidlertid adgang til å spesifisere såkalte «tilfeldige salg» på en felles kundekonto med relevante identifikasjonskoder slik at opplysningsplikten kan ivaretas.^{* Bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 3 og annet ledd.}

Ekstern faktureringsløsning

Mange bokføringspliktige benytter eksterne tilbydere av faktureringstjenester. Ofte kombineres dette med innkreving eller faktoring (salg av kundefordringene).

Den bokføringspliktige selgeren har selv ansvaret for at salget faktureres i samsvar med bokføringsregelverket, selv om faktureringen er satt bort til andre. Det er også i slike tilfeller salgsdokumentet (fakturaen) som er grunnlaget for bokføring hos selger. Rapporter fra den eksterne parten kan ikke alene brukes som salgsdokumentasjon.

Salget kan heller ikke reskontroføres mot den eksterne partens konto i kundespesifikasjonen.

Ekstern reskontroføring

Bokføringen av kundespesifikasjonen kan settes bort til en ekstern part, for eksempel en regnskapsfører eller et faktoringforetak. En løsning hvor kundespesifikasjonen bokføres hos en ekstern part, forutsetter imidlertid følgende:

• I kundespesifikasjonen hos den eksterne parten må alle transaksjoner med kunder bokføres. Dette gjelder, i tillegg til utstedte salgsdokumenter og kreditnotaer, for eksempel innbetalinger, gjeldsettergivelser og konstaterte tap.

• I bokførings- og kontospesifikasjonene («hovedboken») hos selger, bokføres vanligvis kun totaler (typisk på konto 1500 Kundefordringer). Denne kontoen må avstemmes mot kundespesifikasjonen fra den eksterne parten.

• Hvis transaksjonene bokføres enkeltvis i bokførings- og kontospesifikasjonene hos selger, ikke som totaler, må bilagsnumrene i kundespesifikasjonen hos den eksterne parten være de samme som i bokførings- og kontospesifikasjonene hos selger.* Bokføringsloven § 6 annet ledd, se norsk bokføringsstandard NBS 2 Kontrollsporet punkt 2.3.

• Alle regler om utarbeidelse av kundespesifikasjoner, eller oppbevaring av bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner, må etterleves av den eksterne parten som tar på seg å bokføre kundespesifikasjonen.^{* Bokføringsloven § 5 og bokføringsforskriften § 3-1, jf. bokføringsloven § 13 første ledd nr. 2.}

• Krav til elektronisk tilgjengelighet til bokførte opplysninger i kundespesifikasjonen i 3,5 år og gjengivelse i standardformatet SAF-T Regnskap, må etterleves.* Bokføringsloven § 13b, bokføringsforskriften § 7-7 og § 7-8 og norsk bokføringsstandard NBS 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år.

Det er viktig med tydelig regulering av disse forholdene i en skriftlig avtale. Det har vært tilfeller hvor den bokføringspliktige har forutsatt at en ekstern fakturautsteder eller et faktoringforetak fører en kundereskontro, men hvor det ved bokettersyn har vist seg at det ikke finnes noen kundespesifikasjon som oppfyller kravene i bokføringsregelverket.

Det er alltid den bokføringspliktige selgerens eget ansvar at det føres en kundespesifikasjon i samsvar med bokføringsreglene, selv om oppgaven settes bort til en ekstern part.