Utvidet adgang til elektroniske møter
Regjeringen har som ledd i krisehåndteringen vedtatt forskrifter som for flere selskapsformer gir generelle unntak fra krav om fysiske møter. Vi vil i denne artikkelen gi en kort oversikt over adgangen det nå er i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper til å holde styremøter og generalforsamlinger uten fysisk oppmøte.
Advokat
Partner PwC
Advokat
Direktør PwC
Vi vil komme inn på noen praktiske spørsmål knyttet til avholdelse av slike møter, hvor det kan være et betydelig antall personer som skal delta. Selv om det nå er vedtatt vide unntaksforskrifter, er det ikke slik at selskapene står fritt til å velge plattform for møtet. Det er fremdeles et grunnleggende krav at møtet kan holdes på betryggende vis, slik at møteformen ikke medfører at det i ettertid kan reises tvil for eksempel om hvem som deltok i møtet eller utfallet av avstemninger.
Avslutningsvis vil vi også knytte noen korte kommentarer til situasjonen for enkelte andre selskapsformer.
Flere selskapsformer er nå gitt unntak fra krav om fysiske møter.
Koronaloven og midlertidige unntak fra aksjelovene mv.
Med hjemmel i koronaloven § 2 er det gitt forskrifter som generelt gjør unntak fra krav om fysisk møte i henholdsvis aksjelovene, samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven. Unntaket gjelder for de selskapsformene som er regulert av de ovennevnte lovene, noe som omfatter blant annet aksje- og allmennaksjeselskaper, samvirkeforetak, ansvarlige selskaper, kommandittselskaper og stiftelser. I tillegg er det presisert i unntaksforskriften for aksjelovene at unntaksforskriften gjelder tilsvarende for finansforetak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap.
Unntaksforskriftene trådte i kraft 28. mars 2020, etter en svært rask saksbehandling (der forskriftsforslagene ble sendt på høring 23. mars 2020 og høringsfristen utløp dagen etter).
Forskriftene skal gjelde så lenge koronaloven gjelder. Koronaloven trådte i kraft 27. mars 2020 og oppheves én måned etter ikrafttredelse. Dette innebærer at unntaksforskriftene oppheves 27. april 2020, med mindre koronalovens varighet forlenges.
Det er verdt å merke seg at generalforsamlinger som det er innkalt til i løpet av forskriftens gyldighetsperiode, kan avholdes etter forskriftens regler, selv om forskriften skulle være utløpt på dagen generalforsamlingen skal holdes.
Styremøte
Aksjeloven åpner for at styremøter kan avholdes på annen måte enn fysisk møte, for eksempel ved sirkulasjon av dokumenter, telefonmøte eller videokonferanse. For aksjeselskapene gjelder dette alle sakstyper, men situasjonen er en annen i allmennaksjeloven; her er det krav om fysisk møte for behandling av årsregnskap, årsberetning og lederlønninger.
Børsreglene krever offentliggjøring av årsrapporten innen utløpet av april. Dette betyr at det for mange allmennaksjeselskaper vil være et behov for å avholde styremøte i løpet av den nærmeste tiden.
Det er nå avklart med unntaksforskriften at disse styremøtene ikke behøver å være fysiske møter. Unntaksforskriftens § 3 (1) slår uttrykkelig fast at styrets leder kan beslutte at styret skal behandle og avgjøre enhver sak i telefon- eller videomøte, skriftlig eller på annen betryggende måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet.
Dette medfører også at styrets medlemmer og daglig leder ikke kan kreve at styrebehandlingen skjer i møte, slik de normalt har anledning til etter aksjelovenes § 6–19 (2).
Gjennomføring av elektroniske styremøter
Både telefonmøter og videomøter må anses som en trygg løsning, såfremt saksdokumentasjonen er tilstrekkelig forberedt og man legger til rette for supplerende informasjon umiddelbart fra daglig leder i møtet. Det anbefales at det føres tilstrekkelig kontroll med og autentisering av møtedeltakelsen.
Enkelte sakstyper vil også kunne egne seg for å bli behandlet ved sirkulasjon av dokumenter. Dette vil for eksempel kunne være tilfelle for enkle saker, eller saker der saksforholdet er grundig opplyst ved dialog i tidligere styremøter og det eneste som gjenstår er styrets endelige godkjennelse.
For det tilfellet at styrets saksbehandling skulle skje i fysisk møte, fastslår unntaksforskriftens § 3 (2) at ethvert styremedlem kan kreve å få delta pr. telefon eller video eller på annen betryggende måte uten å være fysisk til stede. Det samme gjelder daglig leder, revisor og andre for saker der disse har rett eller plikt til å delta. Også styrets møte med revisor etter revisorloven § 2–3 er omfattet av unntaksreglene, og kan således foretas for eksempel som videomøte.
Styreprotokollen kan signeres ved bruk av elektronisk signatur, jf. aksjelovenes § 1–6 (2).
Generalforsamling
For aksjeselskapene har vi lovhjemmel for å holde generalforsamling uten fysisk møte. Det følger av aksjeloven § 5–7 at en sak kan behandles uten fysisk møte, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler (elektronisk generalforsamling), men dette forutsetter at ingen av aksjonærene motsetter seg slik behandling. I tillegg følger det av aksjelovens § 5–11 b at aksjonærene har rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler kan bare skje når deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte.
Allmennaksjeselskapene har etter allmennaksjeloven ikke den samme generelle adgangen til forenklet generalforsamling uten fysisk møte, og har dermed heller ikke adgang til fullstendig elektronisk generalforsamling. Allmennaksjeloven § 5–8 a åpner imidlertid for at styret kan beslutte at aksjonærer kan delta på generalforsamling ved bruk av elektroniske hjelpemidler, forutsatt at det kan føres tilstrekkelig kontroll og autentisering av møtedeltakelse og stemmegivning.
Unntaksforskriftens § 4 fastslår nå med virkning for både aksjeselskap og allmennaksjeselskap at styret kan beslutte at generalforsamling skal holdes helt eller delvis uten fysisk møte. Styret skal sørge for at alle aksjeeiere kan delta og stemme, og at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på betryggende måte. Det er presisert i unntaksforskriften at generalforsamlingen kan skje ved bruk av telefon- eller videomøte. Styret skal også sørge for at revisor, daglig leder og andre som har rett eller plikt til å delta, kan delta på generalforsamlingen uten å være fysisk til stede.
Avholdelse av fullt ut elektronisk generalforsamling er med dette tillatt i både aksje- og allmennaksjeselskaper, og fremgangsmåten kan heller ikke nektes ved at aksjonærer motsetter seg det.
Gjennomføring av elektronisk generalforsamling på betryggende måte
Gjennomføringen av elektronisk generalforsamling vil kunne medføre en del praktiske utfordringer, særlig i selskaper med mange aksjonærer. Det er som nevnt et krav at deltakelse og stemmegivning må kontrolleres på betryggende måte, noe som stiller krav til de tekniske løsningene som benyttes.
Kravet om betryggende avholdelse av generalforsamling gjelder også etter reglene i allmennaksjelovens § 5–8 a og aksjelovens § 5–11 b (1) om deltagelse på generalforsamling ved elektroniske hjelpemidler. Forarbeidene til disse bestemmelsene kan derfor gi en viss veiledning med tanke på hva som kan anses som betryggende.* Ot.prp. nr. 46 (2008–2009), punkt 3.10 og Prop. 112 L (2016–2017), punkt. 5.1.3.5.
Det er bl.a. i forarbeidene lagt opp til at det ikke stilles bestemte tekniske krav til elektroniske løsninger, da det vil være forskjellig fra selskap til selskap hva som kreves med tanke på å hindre feil, og nye løsninger kan komme inn ettersom teknologien utvikler seg. Systemet som styret velger, må både sørge for at aksjeeierne kan utøve sine rettigheter til å delta, ytre seg og avgi stemme uhindret av systemet. Systemet må være driftssikkert. Systemet må på pålitelig måte sikre registrering av det antall aksjer, aksjonærer mv. som er representert. Det samme gjelder stemmegivning og avklaring av stemmeresultat. For å sikre autentiseringen vil systemer med passord o.l. kunne være en fordel.
Det vil for en del selskaper bli spørsmål om det er nødvendig å få på plass egne stemmegivningssystemer e.l. for å avholde generalforsamlingen, eller om ordinære digitale hjelpemidler er tilstrekkelig for betryggende behandling. Som det fremholdes av departementet i forarbeidene til aksjeloven § 5–11 b, vil det i selskap med få aksjeeiere vanskelig være grunnlag for å avskjære deltakelse pr. telefon, Skype eller tilsvarende løsninger, så lenge identiteten til deltakeren er klar.
I selskaper med mange aksjeeiere kan dette stille seg annerledes. Her vil for eksempel et telefonmøte kunne medføre stor risiko for feil med tanke på for eksempel deltakerlisten og stemmegivning. Dette kan bety at det i slike selskaper må på plass egne elektroniske systemer som muliggjør avholdelse av generalforsamlingen på betryggende vis. Dette fremheves også av departementet i forarbeidene til aksjeloven § 5–11 b* Prop. 112 L (2016–2017), punkt. 5.1.3.5.: «Det bør imidlertid etter departementets syn kunne stilles krav om at selskapet i god tid før generalforsamlingen har søkt å etablere elektroniske løsninger som ivaretar aksjeeiernes mulighet til å følge opp sine aksjeeierrettigheter ved elektronisk deltakelse. Selv om tilrettelegging for slik deltakelse kan innebære kostnader for selskapet, er ikke kostnader alene tilstrekkelig til å avskjære elektronisk deltakelse, så lenge disse kostnadene må anses som rimelige sett hen til selskapets størrelse, aksjeeierstruktur og de kostnader fysisk tilstedeværelse vil påføre aksjeeierne.».
Bruk av fullmakter og forhåndsstemmer
I tillegg til å ha en teknisk tilfredsstillende løsning for å avholde generalforsamlingen elektronisk, vil en del praktiske utfordringer kunne avhjelpes ved å innhente flest mulig skriftlige fullmakter fra aksjonærene på forhånd, for på denne måten å begrense antallet stemmer som avgis underveis i selve generalforsamlingen.
Det samme oppnås ved å innhente forhåndsstemmer. I utgangspunktet krever forhåndsstemming en bestemmelse i selskapets vedtekter som tillater dette, jf. asl. § 5–11 b (2) og asal. § 5–8 b, men dette kravet er satt til side i unntaksforskriftens § 4 (2). Det følger av denne bestemmelsen at styret kan fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelsen og stemmegivning i generalforsamlingen, herunder at styret kan beslutte å tillate forhåndsstemming uten at det er vedtektsfestet.
Andre forhold knyttet til avholdelse av generalforsamling
Det følger av aksjelovene at generalforsamlingen bare kan utsettes frem til slutten av juni. Unntaksforskriften gjør ikke unntak fra denne fristen, noe som kan tenkes å skape utfordringer for enkelte selskaper. For eksempel kan vel dette tenkes å gjelde en del selskaper i segmentet for små og mellomstore foretak, som normalt har avholdt sine generalforsamlinger ved fysisk oppmøte, men som nå på kort tid må få på plass egne løsninger for å avholde generalforsamling elektronisk, for eksempel fordi det er for mange aksjonærer til å avholde generalforsamlingen som videomøte.
Skal det avholdes fysiske generalforsamlinger hvor det ventes oppmøte, er det viktig å sette seg inn i og følge myndighetenes anbefalinger/retningslinjer om avholdelse av større arrangementer og eventuelt søke myndighetene om tillatelse.
For aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak som har vedtektsbestemt en tidligere avholdelse av ordinær generalforsamling og ordinært årsmøte enn 30. juni, er det på grunn av covid-19-pandemien gitt en midlertidig forskrift med hjemmel i koronaloven § 2. Den gir styret i slike foretak adgang til å utsette ordinær generalforsamling/ordinært årsmøte til den lovbestemte fristen på seks måneder etter regnskapsårets utgang i henholdsvis aksjeloven § 5–5 (1), allmennaksjeloven § 5–6 (1) og samvirkelova § 41 (1). Forskriftens unntak for vedtektsbestemt avholdelse av ordinær generalforsamling/ordinært årsmøte vil gjelde så lenge innkallingen er skjedd før den tidsbegrensede koronaloven utløper.
Generalforsamlingsprotokollen kan signeres ved bruk av elektronisk signatur, jf. aksjelovenes § 1–6 (2).
Skattemessige konsekvenser
For noen få selskaper kan stedet for styremøter og generalforsamling ha betydning for hvor selskapet er skattemessig hjemmehørende. I så fall bør dette forholdet være med i vurderingen før endelig avgjørelse tas. I tvilstilfeller bør råd hos skatteekspertise søkes.
Andre selskapsformer
Som nevnt under punktet Koronaloven og midlertidige unntak fra aksjelovene mv. ovenfor, omfatter unntaksforskriftene blant annet aksje- og allmennaksjeselskaper, samvirkeforetak, ansvarlige selskaper, kommandittselskaper og stiftelser.
I tillegg er det gitt en midlertidig forskrift som gjør unntak fra kravet om fysisk oppmøte på årsmøte og generalforsamling i boligbyggelag, eierseksjonssameier og borettslag.
Det foreligger imidlertid ikke pr. i dag så vidt vi er kjent med, forslag til unntaksregler for helseforetak, Vinmonopolet og andre statsforetak med særskilt regulering. De samme hensyn vil gjelde for disse selskapene/sammenslutningene, og det bør derfor etter vårt syn gis uttrykkelige unntaksregler også for disse. Det gjenstår å se om det kommer unntak også for disse selskapene.