Erfaringer med kontraktsrevisjon
Innkjøp av varer og tjenester er vanligvis regulert gjennom innkjøpskontrakter der kjøper og leverandør ofte har motstridende interesser som skaper en iboende risiko som ofte søkes løst gjennom en såkalt kontraktsrevisjon. I artikkelen ser vi nærmere på hva en slik revisjon er, hvordan den gjennomføres og hva vi typisk finner.
Statsautorisert revisor/AFA
Deloitte
Statsautorisert revisor
Deloitte
Dette handler artikkelen om:
Artikkelen handler om hva en kontraktsrevisjon er og hvilke funn vi ser går igjen i slike revisjoner. Kontrakter inngås mellom kjøper og leverandør for å formalisere den avtalte leveransen. Partene vil gjennom kontraktsforhandlinger ønske å maksimere sine interesser, hvor kjøper ønsker best mulig kvalitet til lavest mulig kostnad, mens leverandør ønsker høyest mulig margin. Disse ulike insentivene vil vedvare over kontraktsperioden og gjennom en revisjonsrett i kontrakten vil kjøper kunne følge opp leverandørens etterlevelse av de avtalte vilkårene og redusere risikoen for feilbelastning og ulike tolkninger. Dette i tillegg til den preventive effekten av å ha en revisjonsrett inkludert i kontrakten. Vår erfaring er at kontraktsrevisjoner ofte er svært lønnsomme for kjøper og funnene vil kunne relateres både til kronemessige beløp, innspill til bedre internkontroll og forbedringer i kontrakten.
Hva er kontraktsrevisjon?
I alle kontrakter vil det være motstridende interesser (insentivforskjeller) – kjøper vil ha ytelsene levert med høyest mulig kvalitet, til lavest mulig risiko og til lavest mulig kostnad. Leverandøren har derimot diametralt motsatt interesse fordi denne ønsker høyest mulig margin og lavest mulig risiko på sine leveranser. I tillegg vil det i kontrakter alltid være en betydelig informasjons-asymmetri – leverandøren har mer informasjon om produksjonsprosessen og ytelsene som leveres enn det kjøper har. Veldig ofte er det lite løpende rapportering av kostgrunnlag til kjøper, kun gjerne en overordnet rapportering i forbindelse med faktureringen. Insentivforskjellene sammenholdt med asymmetrisk informasjon leder til det man kaller agentkostnader, det vil si verditap som følge av at leverandøren utnytter eller kan tenkes å utnytte dette til sin fordel.
Mekanismer for å minimere agentkostnader
Det er flere mekanismer som kan benyttes for å minimere slike agentkostnader i en kontrakt. Man kan gi økt innsyn i produksjonsprosessen og fakturagrunnlaget, man kan avtale bonusmodeller som sikrer mer samsvar i insentiver eller man kan iverksette ulike former for kontrollaktiviteter. Et av de mest effektive disiplinerende og avdekkende tiltakene man kan ha, er å avtale en revisjonsrett i kontrakten (og samtidig skape en viss forventning om at revisjonsretten vil bli benyttet). Å utøve denne revisjonsretten er det vi kaller kontraktsrevisjon. Da vil kjøperen, eller en tredjepart engasjert av kjøperen, få innsyn i grunnlaget for all fakturering gjort under kontrakten.
Det har mye for seg å benytte tredjeparter til å gjennomføre slike kontraktsrevisjoner. For det første kan slike revisjoner være faglig krevende ettersom det kreves en viss innsikt både i generell revisjonsmetodikk og i behandling og analyse av store datamengder. For det andre – og kanskje viktigst – så er man i langsiktige kontrakter helt avhengig av å ha en god og konstruktiv forretningsrelasjon. Dette kan utfordres om man samtidig skal utøve kontrollfunksjonen i kontrakten. Da er det ofte bedre å engasjere en profesjonell tredjepart som er vant med å gjennomføre slike oppdrag på en profesjonell og objektiv måte. I tillegg er det slik at mye av informasjonen man får tilgang til i en kontraktsrevisjon vil være sensitiv informasjon som leverandørene ikke nødvendigvis vil dele i detalj med kjøperen. Ved å engasjere en tredjepart løser man dette ved å gi tredjeparten full tilgang til informasjon, men setter samtidig krav om at rapporteringen til kjøper skal skje på aggregert nivå.