Frister

Fristen for å avholde ordinær generalforsamling i aksjeselskaper er innen seks måneder etter utgangen av regnskapsåret. Dette innebærer som regel at generalforsamling må avholdes senest 30. juni.^{* Jf. aksjeloven § 5-5 (1).}

Innkalling til generalforsamling skal være sendt senest én uke før generalforsamlingen skal avholdes. Dette gjelder med mindre det er angitt en lengre frist i vedtektene.^{* Jf. aksjeloven § 5-10 (2).}

Senest én uke før generalforsamlingen skal årsregnskapet, årsberetningen og eventuelt revisjonsberetningen sendes ut til hver aksjeeier.* Jf. aksjeloven § 5-5 (2). I praksis sendes disse dokumentene ofte sammen med innkallingen. Dersom det er fastsatt i vedtektene, kan selskapet legge disse dokumentene tilgjengelig på sine internettsider, i stedet for å sende ut dokumentene.^{* Jf. aksjeloven § 5-11 a.}

Én måned etter at generalforsamlingen er avholdt, skal årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning sendes inn via Altinn til Regnskapsregisteret.* Jf. regnskapsloven § 8-2. Er ikke dette gjort innen 1. august, påløper forsinkelsesgebyr.^{* Er regnskapsåret avsluttet på en dato fra 1. januar til 30. juni, er fristen 1. februar.}

Regler for innkalling

Innkalling til generalforsamling gjøres av styret.* Jf. aksjeloven § 5-9 (1). Forretningsfører, signaturberettigede eller styreleder kan bare innkalle til ordinær generalforsamling dersom det gjøres på vegne av styret etter fullmakt i det konkrete tilfellet.

Innkallingen skal være skriftlig, men dette kravet utelukker ikke bruk av e-post.^{* Jf. aksjeloven § 5-10 og § 1-6 (2).}

Det er den enkelte aksjeeier som skal være mottaker av innkalling til generalforsamling. Innkalling skal sendes til aksjeeierens kjente adresse som fremgår av aksjeeierboken.^{* Jf. aksjeloven § 5-10 (1) og § 4-5.}

Innkallingen skal inneholde tid og sted for møtet. I tillegg til dette skal den angi de sakene som skal behandles på generalforsamlingen. Dersom vedtektene foreslås endret på generalforsamlingen, skal forslaget gjengis i innkallingen. Dersom selskapet har vedtektsbestemmelse om at dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen kan gjøres tilgjengelig på selskapets internettsider, skal det i innkallingen opplyses om hvordan aksjeeieren får tilgang til internettsiden.^{* Jf. aksjeloven § 5-10 (3) og (4).}

Sted for avholdelse av generalforsamling

Generalforsamlingen skal som hovedregel avholdes ved fysisk møte i den kommunen hvor aksjeselskapet har sitt forretningskontor. Vedtektene kan imidlertid bestemme at generalforsamlingen skal holdes på et annet angitt sted. Også hvis det av særlige grunner er nødvendig, kan generalforsamlingen holdes et annet sted.* Jf. aksjeloven § 5-8. Det trenger ikke foreligge en krisesituasjon for å avholde møtet i en annen kommune, eller annet land, men styret kan altså ikke fritt bestemme et annet sted enn det som følger av loven eller vedtektene.

Saker som skal behandles

De sakene som skal behandles og avgjøres på ordinær generalforsamling, er godkjennelse av årsregnskapet og eventuell årsberetning, utdeling av utbytte og andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen.* Jf. aksjeloven § 5-5 (2). Valg av styremedlemmer skal også gjøres dersom nåværende styremedlemmers tjenestetid utløper.^{* Jf. aksjeloven § 6-3 (1) og § 6-6 (1).}

I utgangspunktet er det kun sakene som er oppført i innkallingen som kan behandles av generalforsamlingen. Saker utenfor dagsordenen kan likevel behandles dersom alle aksjeeierne samtykker. Samtykkekravet innebærer at også de aksjeeierne som ikke møter på generalforsamlingen må samtykke. Saker som ifølge loven eller vedtektene skal behandles på ordinær generalforsamling, men som er glemt i innkallingen, kan likevel behandles uavhengig av slikt samtykke.^{* Jf. aksjeloven § 5-14.}

Aksjeeierne har rett til å få saker behandlet på generalforsamlingen dersom de ønsker det. Aksjeeieren må da sende styret skriftlig begrunnet melding innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling utløper. Dersom innkallingen til generalforsamling allerede er sendt, skal det foretas en ny innkalling dersom fristen for innkalling ikke er ute.^{* Jf. aksjeloven § 5-11.}

Møteleder og protokoll

Det er styrelederen, eller en annen person som styret har utpekt, som åpner generalforsamlingsmøtet. Ved åpningen av generalforsamlingen skal det velges en møteleder. Møtelederen kan være hvem som helst og trenger ikke selv være aksjeeier eller ha annen tilknytning til selskapet. Det kan også være fastsatt i vedtektene hvem som er møteleder. Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll fra generalforsamlingen.^{* Jf. aksjeloven § 5-12 og § 5-16.}

Generalforsamlingens beslutninger inntas i protokollen med angivelse av utfallet av stemmegivingen. Det skal angis antallet stemmer som er avgitt, og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene representerer, samlet og for og mot den enkelte beslutningen i den utstrekningen det er relevant for utfallet av avstemningen.^{* Jf. aksjeloven § 5-16.}

En oppstilling av de som møter på generalforsamlingen, skal også inntas i protokollen, eller vedlegges denne.^{* Jf. aksjeloven § 5-16.}

Protokollen skal signeres av møteleder og minst én annen person som velges av generalforsamlingen.* Jf. aksjeloven § 5-16 (3). Selskap som kun har én eier/aksjeeier og som avholder generalforsamling alene, slipper kravet til medundertegner.

Elektronisk deltakelse

Aksjeeierne har rett til å delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret har en saklig grunn for å nekte. Dette innebærer at en aksjeeier kan be om å få delta på generalforsamlingen via f.eks. videokonferanse eller telefon.

Det er en forutsetning for elektronisk deltakelse på generalforsamling at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte.* Jf. aksjeloven § 5-11 b (1). Muligheten til elektronisk deltakelse gjelder med mindre noe annet er bestemt i selskapets vedtekter.

Det er videre adgang til å fastsette i vedtektene at aksjeeierne skal kunne avgi stemme ved bruk av elektronisk kommunikasjon, f.eks. ved bruk av epost eller registrering på en nettside, i en periode før generalforsamlingen. Det må i så fall benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderne. Dette innebærer at man sikrer at den som har avgitt stemmen, faktisk har rett til å avgi stemme og at f.eks. samme aksjeeier ikke kan avgi stemme flere ganger.^{* Jf. aksjeloven § 5-11 b (2).}