SAF-T – muligheter og konsekvenser for regnskapsførere
Med innføring av SAF-T får regnskapsførere nye muligheter til å effektivisere driften. Det vil kreve litt tid i begynnelsen, og kanskje også ved oppstart av nye klienter, men når jobben først er gjort, er det potensial både for å spare tid og redusere sannsynligheten for feil.
Autorisert regnskapsfører
Faglig daglig leder Amesto AccountHouse
Utgangspunktet for innføringen av SAF-T er at kontrollmyndighetene skal kunne etterspørre data i et standardformat. Som regnskapsfører kan man imidlertid også regne med positive ringvirkninger. Når systemleverandøren har implementert formatet i programvaren, må hver klient settes opp i henhold til formatet. Deretter vil det åpne seg en rekke muligheter for deg som regnskapsfører.
Forberedelser
Det er den bokføringspliktige som har ansvaret for å kunne levere regnskapsdata i SAF-T-formatet. Kunden vil imidlertid i de fleste tilfellene forvente at regnskapsføreren håndterer det. Siden formatet ikke blir obligatorisk før i 2020 er det fortsatt god tid til å innrette seg etter de nye reglene, men det er å anbefale å tenke på implementeringen allerede nå. Denne artikkelen tar utgangspunkt i at regnskapet føres i regnskapsføreres system, men man bør naturligvis rådgi kunden på tilsvarende måte dersom kundens system benyttes.
Det er viktig å ha en god dialog med systemleverandøren for å sikre en tidlig implementering av SAF-T. Hver klient må forberedes med tanke på korrekt mapping av kontoplanen mot standard kontokoder. Mye av denne mappingen kan man nok regne med går automatisk, men det er viktig å sette av nok tid til å få gjort jobben. Mange klienter har én eller flere kontoer som avviker fra standarden. Kontroller derfor at mappingen blir riktig. Tilsvarende gjelder for mva-koder.
Andre systemer
Det må antas at andre typer støttesystemer i fremtiden vil kunne levere data i SAF-T-formatet. I kassasystemlova er det for eksempel allerede forberedt at SAF-T-formatet vil bli et pålagt eksportformat. Leverandører av andre systemer vil ganske sikkert se fordelen med å kunne eksportere til formatet. I dag brukes det mye ressurser på å få tilrettelagt formater for eksport fra forskjellige forsystemer til regnskapssystemets importfunksjonalitet. I mange tilfeller er vurderingen at det ikke er verdt å bruke ressurser på det, og ender i stedet med å gjøre jobben manuelt. Forhåpentligvis vil det bli vesentlig enklere å kunne eksportere og importere data mellom de ulike systemene, slik at manuell registrering eller ressurskrevende utvikling av eksport- og importformater kan unngås.
Nye kunder
Dersom du får en ny kunde i dag, og kunden for eksempel ønsker å kunne rapportere mot tidligere perioders resultat, må man i dag ofte gjøre en god del jobb for å få importert historiske data. Også i slike tilfeller vil et standard regnskapsformat gjøre jobben enklere. Da vil man kunne importere historiske data så langt tilbake i tid man ønsker helt ned på bilagsnivå, og dermed ha mer eller mindre full historikk. Oppstart av nye kunder vil med andre ord trolig bli enklere og mindre ressurskrevende.
Innføringen av SAF-T gir regnskapsførerne nye muligheter til å effektivisere driften.
Analyser og rådgivning
Med et standard format for eksport av regnskapsdata ligger veien åpen for mer standardiserte rådgivningsprodukter. Det vil bli enklere å lage modeller som kan benyttes på tvers av både regnskapsklienter og -systemer. De stadig mer automatiserte bokføringsprosessene frigjør tid til å drive mer med rådgivning. Mens revisorer og kontrollmyndigheter kanskje har mest fokus på å benytte formatet til avviksanalyse med tanke på å finne feil, kan regnskapsfører benytte formatet til avviksanalyse med tanke på rådgivning (i tillegg til kontroll av eget arbeid, selvfølgelig). Man kan lage bruttofortjenestemodeller, kredittidsanalyser, varelagervurderinger, etc. som kan benyttes for alle klienter. Det er en stor fordel dersom man har fått tillatelse av kundene til å benytte data til analyseformål. Legg gjerne i oppdragsavtalemalen at regnskapsbyrået har eierskap til anonymiserte data, slik at retten til å benytte data på tvers av klienter, sikres. Da kan man vurdere klienter opp mot hverandre (husk naturligvis taushetsplikten), noe som gir svært gode muligheter til å gi kundene råd som har direkte effekt på lønnsomheten. Betalingsvilligheten er erfaringsmessig høy for slike råd, og den type arbeid blir en mer og mer sentral del av regnskapsførers arbeidshverdag.
Utfordringer med SAF-T
Den største utfordringen med selve formatet er at det er XML-basert. For en systemutvikler er XML-formatet enkelt å arbeide med, men for andre er det ikke nødvendigvis like enkelt å lese innholdet direkte fra filen, eller å benytte det i regneark. SAF-T-formatet vil nok derfor gi best muligheter for de som har et system som håndterer formatet, og ikke for de som baserer seg på regneark.
Hva nå?
I tiden fremover bør du sørge for å ha en god dialog med alle relevante systemleverandører, og presse på for at SAF-T-formatet blir tilgjengelig så raskt som mulig. For å få til effektiv datautveksling er det viktig at formatet blir tilgjengeliggjort både for eksport og import. Det er derfor nødvendig å ha fokus på importmulighetene, ikke bare eksportmulighetene. Det kan også være hensiktsmessig å forberede seg på de nye mulighetene SAF-T-formatet vil gi, slik at man kan gripe mulighetene med én gang de oppstår.