Nye krav til kassasystemer
Denne artikkelen tar for seg hvilke krav som stilles til kassasystemer og til leverandører av slike systemer. De detaljerte kravene til innhold i X- og Z-rapport omtales i del II. I del III omtales kravene for de bokføringspliktige.
Seniorrådgiver
Skattedirektoratet, Rettsavdelingen
Seniorrådgiver
Skattedirektoratet, Rettsavdelingen
Konkurranselikhet og bekjempelse av svart økonomi og er et viktig satsningsområde for Skatteetaten. Etaten har i flere år avdekket betydelig manipulasjon av kassasystem og unndratt kontantomsetning i enkelte bransjer. Fra 1. januar 2017 ble det innført nye krav til kassasystemer som skal gjøre det vanskeligere å bruke kassasystemene på en slik måte. Fra dette tidspunktet kan leverandørene kun selge kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Reglene innebærer også at leverandører som utvikler kassasystem, kan gjøres ansvarlige dersom kassasystemene ikke tilfredsstiller regelverket, ved at leverandøren kan ilegges overtredelsesgebyr og i visse tilfeller tvangsmulkt.
Fra 1. januar 2019 må i utgangspunktet alle bokføringspliktige som har kontantsalg, benytte et produkterklært kassasystem. Dersom den bokføringspliktige ikke bruker et slikt kassasystem, kan det ilegges overtredelsesgebyr. Kravene for de bokføringspliktige vil bli omtalt i del III.
Regelverket gjelder leverandører av kassasystem
Kassasystemlovas definisjon av leverandør
Etter kassasystemlova er kassasystem et kassaapparat eller annet elektronisk system for registrering av kontantsalg og utskrift av salgskvittering.
Leverandør av et kassasystem er en produsent eller importør som enten selv eller gjennom forhandler selger eller tilbyr et kassasystem for salg, utleie eller utlån til en bokføringspliktig. En forhandler eller andre som tilpasser et kassasystem for de bokføringspliktige, blir også regnet som en leverandør. Det er da en forutsetning at tilpasningene påvirker kassasystemets funksjoner og oppbygging, jf. kassasystemforskrifta § 1–3.
Det følger av dette at en forhandler som ikke gjør tilpasninger i systemet, ikke regnes som leverandør av et kassasystem. Forhandlere som pr. 1. januar 2017 sitter med lager av kassasystem som ikke er godkjente etter det nye regelverket, kan derfor selge ut disse kassasystemene uten å komme i konflikt med regelverket. Ved slike salg må kunden informeres om at systemet må oppgraderes eller skiftes ut innen 1. januar 2019.
Egenutviklede kassasystem er som hovedregel ikke tillatt
En bokføringspliktig kan ikke selv utvikle sitt eget kassasystem. Det er en forutsetning for kassasystemlova at leverandør skal være en uavhengig part i forhold til bokføringspliktig som benytter systemet. I høringsdokumentet er det uttalt:
«Det er flere hensyn bak kravet om produkterklæring. En produkterklæring vil for det første ansvarliggjøre leverandøren. Terskelen for å sende inn en produkterklæring for et kassasystem som f. eks. inneholder funksjoner som muliggjør manipulasjon, antas å være meget høy.»
Regelverket skiller dermed tydelig mellom leverandørrollen og brukerrollen. En og samme virksomhet kan da ikke ha begge disse rollene. Dette ville gjøre kontrollmekanismene i regelverket illusorisk.
Enkelte kjeder har egne utviklingsavdelinger som utvikler kjedeløsninger til et stort antall egeneide butikker eller franchisetakere, og som driver support i den forbindelse. Virksomheten har dermed klare likhetstrekk med den virksomheten som drives av andre systemleverandører, men er begrenset til enheter med tilknytning til kjeden. Skattedirektoratet har i en uttalelse av 12. desember 2016 lagt til grunn at slike kjedeløsninger kan produkterklæres, dersom utviklingsavdelingen skilles ut i en egen juridisk enhet som ivaretar produsentansvaret slik det fremgår av forarbeider og lov.
Krav til kassasystemene
Systembeskrivelse, kassaskuff, skriver og språk
Systembeskrivelse
Alle funksjoner skal fremgå av systembeskrivelsen, jf. kassasystemlova § 3 annet ledd. Det skal videre fremgå hvordan kassasystemet kan kontrolleres.
Hvor omfattende beskrivelsen må være avhenger av hvilken betydning funksjonen har for basisfunksjonalitet for rapportering av omsetning og merverdiavgift. Funksjoner som har en direkte effekt, må beskrives sammen med basisfunksjonalitet. For funksjoner som har en mer indirekte effekt, må det minimum forelegge en opplisting av funksjonene, eventuelt også en kort beskrivelse.
Det vises også til Skattedirektoratets merknader til kassasystemforskrifta § 2–1 hvor det er gitt en nærmere beskrivelse av kravet til systembeskrivelse.
Når det blir tilført nye funksjoner i kassasystemet, eller det blir gjort endringer som påvirker systemets oppbygging, kan det enten utarbeides et tillegg til systembeskrivelsen som viser hvilke endringer som er gjort, eller utarbeides en helt ny beskrivelse. Slike endringer i kassasystemet vil som regel medføre et nytt versjonsnummer av systemet. Normalt vil versjonsoppdateringer være delt inn i to typer; hovedoppdateringer og vedlikeholdsoppdateringer som foretas mellom hovedoppdateringene. Versjonene angis gjerne med heltall på hovedoppdateringer og desimaler på vedlikeholdsoppdateringer.
Systembeskrivelsen skal følge med kassasystemet ved salg, utleie eller utlån. Dette kan være enten på papir eller i elektronisk form.
Kassaskuff
Regelverket skiller mellom integrert kassaskuff og kassaskuff. Kassaskuff er oppbevaringsplass for betalingsmiddel som blir registrert i et kassasystem. I utgangspunktet skal hvert kassapunkt ha en integrert kassaskuff. Et kassapunkt er en enhet innenfor et kassasystem som kan avslutte et kontantsalg ved å beordre utskrift av en salgskvittering.
Flere kassapunkt kan ikke dele på en integrert kassaskuff. Når det benyttes to terminaler som kan avslutte salg ved at det beordres utskrift av kvittering, så er dette to kassapunkt. Det kan da ikke tas imot betaling med sedler og mynter fra begge kassapunktene med mindre systemet tilrettelegges med to integrerte kassaskuffer. Bruk av felles integrert kassaskuff her, antas også i praksis å ville medføre en stor utfordring, siden regelverket er til hinder for at det kan registreres salg når integrert kassaskuff er åpen, jf. kassasystemforskrifta § 2–6 femte ledd. Det antas derfor heller ikke å være en praktisk løsning å bruke felles integrert kassaskuff hvor betalingsmidlene for hvert kassapunkt holdes adskilt.
Kravene om integrert kassaskuff gjelder ikke hvis:
kassasystemet har funksjoner for å registrere kontantsalg mv. på den enkelte operatøren og salget ikke blir registrert fra faste kassapunkt.
det på kassapunktet ikke er mulig å betale med sedler og mynter.
Det første unntaket gjelder tilfeller hvor operatøren oppsøker kunden for å ta bestilling og betaling, og kontanter (sedler og mynter) blir oppbevart i pengebelte e.l. Det er en forutsetning at salget blir registrert på den enkelte operatør. Det har ingen betydning om salget blir registrert fra ett eller flere faste kassapunkt, eller ved en terminal e.l. som operatøren bringer med seg.
Det andre unntaket gjelder for kassapunkt der det kun er mulig å betale med kort. Sedler og mynter er gyldige betalingsmidler i Norge. En virksomhet som kun har ett fast kassapunkt som kunden oppsøker for å betale, må derfor ha et kassasystem med integrert kassaskuff. Unntaket vil derfor bare komme til anvendelse dersom virksomheten har flere kassapunkt, og det på enkelte kassapunkt kun kan betales med betalingskort.
Ved produkterklæring av et kassasystem skal det angis om systemet har integrert kassaskuff eller ikke.
Skriveren skal kunne produsere salgskvittering, returkvittering, kopikvittering, pro forma-kvittering, utleveringskvittering og treningskvittering.
Skriver
Kassasystemet skal ved det enkelte kassapunktet være utstyrt med en skriver. Skriveren skal kunne produsere salgskvittering, returkvittering, kopikvittering, pro forma-kvittering, utleveringskvittering og treningskvittering. Det skal videre være mulig fra kassapunktet å skrive ut elektronisk journal, Z-rapport og X-rapport.
Regelverket er ikke til hinder for at flere kassapunkt bruker samme skriver. Det kan f.eks. være aktuelt der flere kasser er plassert ved samme disk. Regelverket er heller ikke til hinder for at det benyttes en skriver til å produsere kvitteringer og en annen skriver til å produsere elektronisk journal og X- og Z-rapporter. Begge skriverne må imidlertid være plassert på forretningsstedet.
Språk
Systembeskrivelse, programvare, servicemanual, programmeringsverktøy og programmeringsverktøy kan være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det samme gjelder tekst på kvitteringer, X-rapport og Z-rapport, samt registering av kontinuerlig bruk i elektronisk journal. I Skattedirektoratets merknad til § 2–4 står det:
«Navn på kvitteringane og ord som skal vere tydeleg merka, jf. §§ 2–8–4 til 2–8–8, skal vere på norsk sjølv om resten av teksten på kvitteringane er på eit av dei andre språka.»
Begrunnelsen for dette er at denne teksten skal være helt entydig og gjenkjennelig, uavhengig av hvor man handler. Som norsk regnes bokmål, nynorsk og samisk. Det er anledning til å angi navnet på kvitteringene mv. på ett av de øvrige språkene i tillegg til på norsk, f.eks. slik; «Salgskvittering (Sales receipt)».
Systembeskrivelse, programvare, servicemanual, programmeringsverktøy og programmeringsverktøy kan være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.
Påbudte og forbudte funksjoner
Påbudte funksjoner
Kassasystemforskrifta § 2–5 stiller krav til en del funksjoner som et kassasystem skal ha.
Vekselkasse
Det er et krav at kassasystemet skal kunne registrere vekselkasse. Inngående vekselkasse skal også fremgå av X- og Z-rapport. Dersom flere operatører har egne «kassaskuffer» og salget registreres på hver enkelt operatør, må også vekselkassen kunne registreres på den enkelte operatør. Vekselkassen skal være registrert før operatøren tar i bruk kassasystemet til å registrere salg.
Betaling med ulike typer betalingsmiddel
Det er et krav at kassasystemet skal kunne registrere betaling med ulike typer betalingsmiddel. Antall kontantsalg og beløp fordelt på de ulike betalingsmidlene skal fremgå av X- og Z-rapport. Type betalingsmiddel skal også fremgå av salgskvittering.
Klokke
Det er et krav at kassasystemet skal ha en klokke. Klokken skal være stilt til norsk normaltid og justeres for sommertid. Det er tilstrekkelig at kassasystemet legger opp til at klokken i operativsystemet brukes. Det er et krav om at salgskvitteringen skal inneholde klokkeslett.
Skille mellom positive og negative beløp
Det er et krav at kassasystemet skal skille klart mellom positive og negative beløp på alle kvitteringer, rapporter og elektronisk journal. Kravet er nødvendig for å sikre at all bruk av returer klart fremgår av kvitteringer og X- og Z-rapport.
Særskilte registreringer når flere bokføringspliktige benytter samme kassasystem
Det er ikke forbudt etter bokføringslovgivningen å benytte samme kassasystem for flere bokføringspliktige. Et eksempel på bruk av felles kassasystem kan være to frisører som driver enkeltpersonforetak i samme lokaler.
Det er derfor et krav at kassasystem som er beregnet til bruk for flere bokføringspliktige, skal være tilrettelagt slik at all kontinuerlig bruk (som for eksempel bruk av betalingsmidler) registreres særskilt for hver enkelt bokføringspliktig virksomhet.
Forbudte funksjoner
Etter kassasystemforskrifta § 2–6 er det enkelte funksjoner et kassasystem ikke skal ha.
Krav til programvaren
Programvaren i et kassasystem skal ikke ha andre funksjoner enn det som fremgår av systembeskrivelsen. Dette innebærer et generelt forbud mot skjulte funksjoner.
På Skatteetaten sin side Spørsmål og svar om nye kassasystemer er det uttalt følgende om bruk av parametersettinger for å slå av funksjoner i Norge for å unngå ulike installasjoner for ulike land/markeder:
«Vi mener at parameterstyring av funksjoner i et kassasystem der enkelte funksjoner blir deaktiverte, må likestilles med skjulte funksjoner. Deaktivering av funksjoner som er i strid med kassasystemforskrifta § 2–6, er derfor ikke tillatt. Dette innebærer at det ikke er tilstrekkelig å installere programvaren med landsspesifikke innstillinger, parametere el.l. som deaktiverer de ulovlige funksjonene. Dette gjelder selv om det gjennomføres tiltak for å sikre at bruker ikke kan aktivere funksjonene. Installasjonspakken som distribueres til kunde, skal ikke ha mulighet for å installere programvare eller aktivere moduler i programvaren med forbudt funksjonalitet. Det skal heller ikke under bruk av programvaren fremkomme skjermbilder eller tekster som viser at slik funksjonalitet har vært til stede.
Dersom funksjonalitet i programvaren ikke bryter med kassasystemlova og kassasystemforskrifta, kan denne være skjult gjennom deaktivering, så lenge funksjonaliteten er beskrevet i systembeskrivelsen. Dette medfører for eksempel at funksjonalitet i programvaren til et kassasystem kan ha skjult/deaktivert funksjonalitet for flere land, dersom deaktivert funksjonalitet i programvaren ikke bryter med norsk regelverk. Det forutsetter at kun norsk funksjonalitet er aktivert.
Det er kun leverandøren som skal ha adgang til å aktivere/deaktivere funksjonalitet for andre marked/land. Systembeskrivelsen skal inneholde hvorvidt den inneholder deaktivert funksjonalitet for andre marked/land/jurisdiksjon og en liste over disse.»
Programvaren skal heller ikke kunne kobles sammen med eller integreres med utrustning eller programvare som muliggjør endring eller sletting av elektronisk journal. Programvaren skal ikke ha funksjoner som muliggjør at brukeren kan ta bort, forandre eller legge til opplysninger i foretatte registreringer. Programmert tekst på varer og tjenester skal ikke kunne endres ved eller etter registreringen.
Krav til registeringer i kassasystemet
Utskrift av salgskvittering
Det skal ikke være mulig å registrere et salg uten at kassasystemet skriver ut en salgskvittering. I bokføringsforskriften § 5–3–5 (i kraft 1. januar 2019), er det et krav om at det ved hvert salg skal skrives ut en salgskvittering fra kassasystemet som skal fremlegges for kunden. Kassasystemet må derfor innrettes slik at kvittering skrives selv om kunden ikke etterspør den.
Kravet til skriver skal forstås som en skriver som kan skrive kvittering mv. på papir. Det er likevel ikke et absolutt krav til at kvitteringen skal skrives ut på papir til kunden, kunden kan velge å få den oversendt elektronisk. I Skattedirektoratets merknader til kassasystemforskrifta § 2–6 fjerde ledd står det:
«Kassasystemet må kunne skrive ut kvitteringa på papir, men kan også ha mogelegheit for elektronisk utskrift. Elektronisk utskrift er gjennomført når kvitteringa er sendt frå kassasystemet på ein slik måte at kunden kan ta imot kvitteringa i elektronisk form, f.eks. på ein smarttelefon eller på Digipost. Dersom kassakvitteringa blir sendt til kunden elektronisk, og det også blir teke ei utskrift på papir, skal ei av kvitteringane merkast «KOPI», jf. § 2–8–6.»
Dette betyr at et kassasystem som kun kan sende kvittering elektronisk, ikke tilfredsstiller lovens krav.
Det er ikke noe formkrav til hvordan kunden oppgir e-post adressen. Det er greit at kunden oppgir e-postadresse e.l. muntlig. Det er heller ikke et krav om at kunden må identifiseres via betalingsmetoden. Det viktige er at systemet tilrettelegges slik at kvitteringen alltid blir forelagt kunden på papir eller avsendt elektronisk. Dersom elektronisk kvittering velges, er det ikke tilstrekkelig at denne går til en søppelkasse.
Det kan oppstå problemer med skriver slik at det ikke er mulig å skrive ut salgskvittering. Etter bokføringsforskriften § 5–3–11 (i kraft 1. januar 2019) skal det da tas i bruk hensiktsmessige reserveløsninger. Kassasystemet kan i slike tilfeller fortsatt brukes til å registrere kontantomsetningen. Det er da en forutsetning at alle registreringer gjort i nødmodus kan spores i elektronisk journal og i standard eksport-XML (SAF-T).
Det er et krav om at det ikke skal være mulig å registrere salg i kassasystemet dersom integrert kassaskuff er åpen.
Kopikvittering
Det er et krav om at kassasystemet ikke skal kunne skrive ut mer enn én kopikvittering. Bakgrunnen for dette kravet er å hindre at det brukes kopikvittering som erstatning for salgskvittering i forbindelse med registreringer på kassapunktet. Funksjonaliteten må altså sperre for at det kan tas mer enn en kopikvittering fra kassamodulen, uavhengig av om kvitteringen er papirbasert eller elektronisk.
Dersom dataene overføres til et annet system, eller annet lagringsmedium, kan det tas frem ekstra kopi derfra, f.eks. fra bokføringssystemet. Ved integrerte systemer vil det være mulig å få tilgang til andre system/moduler fra kassapunktet. Det kan i slike tilfeller tas utskrift av en ekstra kopi også fra kassapunktet, forutsatt at det andre systemet/modulen krever særskilt innlogging for hver utskrift av kopikvittering og at det kun kan tas én utskrift pr. innlogging.
Åpen kassaskuff
Det er et krav om at det ikke skal være mulig å registrere salg i kassasystemet dersom integrert kassaskuff er åpen. Dersom kassasystemet ikke har en sperre for dette, vil systemet ha en funksjon som ikke er tillatt. Det må derfor innarbeides en funksjon i programmet som gir kassasystemet beskjed dersom kassaskuffen er åpen. Se også ovenfor om krav til kassaskuff.
Fullt lagringsmedium
Det er et krav om at det ikke skal være mulig å registrere salg i kassasystemet dersom lagringsmediet er fullt. Når et lagringsmedium er fullt, må derfor kassasystemet ha en funksjon som varsler om dette, og vente med videre registering til nytt lagringsmedium er koblet til.
Særskilt merking av varer og tjenester
Det er et krav om at det ikke skal være mulig å merke særskilte varer og tjenester i kassasystemet slik at de ikke blir tatt med på X- og Z-rapport. Bakgrunnen for dette forbudet er at det er avdekket at mange kassasystemer inneholdt skjulte funksjoner som i utgangspunktet hadde et mer eller mindre fornuftig formål, men der funksjonene kunne misbrukes av den enkelte bruker. Det er sagt følgende om dette i høringsdokumentet:
«I mange systemer er det mulig å legge inn særskilte beskjeder til kjøkkenet. Det kan være at kunden har spesielle ønsker vedrørende bestillingen utover det som er varens «standard». En del virksomheter tar ikke ekstra betalt for dette. Et eksempel kan være et ønske om «ekstra løk» på en pizza. Løken legges da inn som en ordinær vare i kassasystemet, men merkes med at den ikke skal inngå i omsetningen.
Ved å merke salgsvarer, for eksempel «flaskeøl», på samme måte, kan det kjøres ut normal kvittering til kunden, uten at omsetningen inngår på dagsrapporten. Omsetningen blir dermed uteholdt fra bokføringen.»
Sammenkobling med ikke-automatisk vekt
Det er det krav om at et kassasystem som blir koblet sammen med en ikke-automatisk vekt, ikke skal kunne påvirke vektens måletekniske egenskaper. Kravene til ikke-automatiske vekter er regulert i direktiv 2009/23/EF, og implementert i Norge gjennom forskrift 21.12.2007 nr. 1735 om krav til ikke-automatiske vekter. (Fra 16. april 2016 gjelder direktiv 2014/31/EF.) Justervesenet har tolket direktivet slik at et kassasystem ikke er en del av måleredskapen. Kassasystemet må derfor ikke oppfylle kravene i direktivet, men blir sett på som et tillegg til vekten, jf. forskrift om krav til ikke-automatiske vekter, § 15.
Rapporter og kvitteringer
X- og Z-rapport
Kassasystemforskrifta stiller krav til at kassasystemet skal kunne produsere X- og Z-rapporter. Z-rapport er en sammenstilling av dagens registreringer i kassasystemet, mens X-rapport er sammenstilling av registreringer i kassasystemet siden forrige Z-rapport. Med unntak av at overskriftene på rapportene er forskjellige og at Z-rapporten skal ha et fortløpende nummer, er innholdet i disse to rapportene det samme. Etter dagens regelverk er det krav til Z-rapport i forbindelse med dagsoppgjøret, jf. bokføringsforskriften § 5–3–3, men det nye regelverket krever vesentlig flere opplysninger i rapporten. Det er ikke krav om at kassasystemene skal kunne produsere X-rapport etter dagens regler.
De nevnte rapportene gir oversikt over bruken av kassasystemet på oppsummert nivå. Herunder skal rapportene bl.a. vise kontantsalget fordelt på betalingsmiddel og hovedgrupper, antall og beløp av returkvitteringer, kopikvitteringer og treningskvitteringer, samt skuffeåpninger (null-innslag).
De fleste av kravene (se illustrasjon) er obligatoriske, mens noen av kravene er avhengig av at kassasystemet har aktuell funksjonalitet. Et eksempel på det siste er funksjonalitet til å registrere tips på kassasystemet og funksjonalitet til å skrive enkelte typer kvitteringer som ikke er påbudt (kopikvittering, pro forma-kvittering mv.).
Kassasystemregelverket regulerer i første rekke kassasystem brukt for å registrere kontantsalg. Dersom kassasystemet benyttes for å registrere kredittsalg som skal faktureres senere, skal det skrives ut en utleveringskvittering fra kassasystemet, jf. kassasystemforskrifta § 2–8–1. Hensikten med kravet er å sikre at det alltid skrives ut kvittering i forbindelse med registrering av varer eller tjenester på kassapunktet. Antall utleveringskvitteringer og beløp skal spesifiseres i X- og Z-rapport, jf. § 2–8–2 første ledd bokstav v, jf. § 2–8–3.
Dersom det skrives ut kvitteringer for kredittsalg fra kassapunktet, skal også antall kredittsalg og beløp spesifiseres i X- og Z-rapport. Hvis slik kvittering skrives ut fra kassapunktet når varen hentes / tjenesten leveres, er det ikke krav til utleveringskvittering i tillegg. Også antall innbetalinger og returer som gjelder kredittsalg og som blir registrert via kassasystemet skal spesifiseres i X- og Z-rapport. Det samme gjelder andre inn- og utbetalinger som blir registrert på kassasystemet.
For nærmere omtale av bruk av kassasystemet til å registrere kredittsalg vises det til Skattedirektoratets uttalelse av 15. september 2016. I del II av denne artikkelserien vil vi gi en mer detaljert gjennomgang av kravene til innhold i X- og Z-rapport.
3.3.2 Salgskvittering, returkvittering mv.
Kassasystemforskrifta § 2–8–1 stiller i utgangspunktet kun krav om «salgskvitteringer» og «returkvitteringer». Hvis kassasystemet har funksjoner for å registrere kredittsalg som blir fakturert på et senere tidspunkt, skal også «utleveringskvittering» kunne produseres.
Krav til innhold i salgskvittering, returkvittering og utleveringskvittering
Salgskvittering skal inneholde samme opplysninger som dagens kvitteringer, jf. bokføringsforskriften § 5–3–2a, men med tillegg av opplysning om type betalingsmiddel og ID-nummeret til kassapunktet. Ordet «Salskvittering» skal visest øverst på kvitteringen.
Dersom salgskvitteringen er fremstilt i elektronisk form, skal ordene «Elektronisk salgskvittering» vises. Dersom betalingsterminal er integrert med kassasystemet, skal salgskvitteringen også inneholde transaksjons-ID. Det vises til kassasystemforskrifta § 2–8–4.
For returkvitteringen skal ordet «Returkvittering» vises øverst på kvitteringen. For øvrig skal den ha samme innhold som en salgskvittering, jf. kassasystemforskrifta § 2–8–5
Utleveringskvitteringen skal vise hvilke varer og tjenester som er levert. Kvitteringen skal tydelig merkes «Utleveringskvittering - IKKE KVITTERING FOR KJØP». Fonten på den markerte teksten skal være minst 50 % større enn den teksten som angir beløp. Det vises til kassasystemforskrifta § 2–8–7.
Krav til særskilt merking av kopikvittering, pro forma-kvittering, treningskvittering
Det er som nevnt ikke krav om at kassasystemet skal ha funksjonalitet til å skrive kopikvittering, pro forma-kvittering (foreløpig kvittering) og treningskvittering. Dersom systemet har slik funksjonalitet, er det imidlertid krav om at disse kvitteringene skal være tydelig merket, hhv. med ordene «KOPI», «Foreløpig kvittering - IKKE KVITTERING FOR KJØP» og «Treningskvittering - IKKE KVITTERING FOR KJØP». Fonten på den markerte teksten skal være minst 50 % større enn den teksten som angir beløp. Treningskvitteringer skal ikke inngå i samme nummerserie som salgskvitteringer. Det vises til kassasystemforskrifta § 2–8–6.
Kvittering fra betalingsterminal
Kassasystemregelverket stiller i all hovedsak krav til kassasystemer. Et unntak finnes i kassasystemforskrifta § 2–8–8 som stiller krav til kvitteringer fra betalingsterminal. Det fremgår her at kvittering fra betalingsterminal som ikke er integrert med kassasystemet, skal være tydelig merket med ordene «IKKE KVITTERING FOR KJØP». Fonten på den markerte teksten skal være minst 50 % større enn den teksten som angir beløp.
Krav til elektronisk journal
Innholdskrav
All kontinuerlig bruk av et kassasystem skal lagres i elektronisk journal, jf. kassasystemforskrifta § 2–7. Som kontinuerlig bruk regnes all bruk av kassasystemet, blant annet registrering av salg mv. og utskrifter av salgskvittering, returkvittering, kopikvittering, pro forma-kvittering, utleveringskvittering og treningskvittering, endring av priser, korreksjoner, kasseskuffåpninger med nullinnslag, utskrift av rapporter, prisundersøkelser og lignende. Når det blir generert en X-rapport, må hele rapporten vises i elektronisk journal, ikke bare tidspunktet for generering.
Det skal være mulig å ta frem opplysninger om aktuelle priser fra kassasystemet dersom kassasystemet har funksjoner for fastsetting av priser for varer og tjenester. I slike tilfeller skal det fremgå av den elektroniske journalen når prisene har blitt endret. Det samme gjelder ved andre endringer i de faste opplysningene. Dette kravet gjelder både når prisene blir endret på kassapunktet, fra bakrommet/hovedkontoret eller fra et annet system. Det er ikke noe krav om at endringen skal vise hvilke varer som prisen er endret på eller til hvilken pris. Det er tilstrekkelig at tidspunktet for endringen fremgår av elektronisk journal.
Faste kunderabatter anses som faste opplysninger hvor endringene skal fremgå av elektronisk journal.
Krav til sikring
Den elektroniske journalen skal være sikret mot endring og sletting. Tilstrekkelig sikring vil redusere muligheten for brukerstyrt manipulasjon av registreringene i kassasystemet.
Det er i merknaden til bestemmelsen vist til kapittel 5 i NBS 1 – Sikring av regnskapsmateriale. Kravet der er:
«Den bokføringspliktige skal gjennomføre tiltak som reduserer risikoen for endring, sletting, ødeleggelse og tap av oppbevaringspliktig regnskapsmateriale til et akseptabelt nivå.»
Dette innebærer at elektronisk journal må sikres gjennom tilgangskontroll og integritetskontroll. Integritetskontroll skal gjennomføres ved bruk av digital signatur gjennom programvaren og vil alltid være leverandørens ansvar. Krav til dette er fastsatt i dokumentet Krav og retningslinjer for implementering av digital signatur for transaksjoner i kassasystemer.* http://www.skatteetaten.no/globalassets/standardformat-regnskapsaf-t/requirements-and-guidelines-for-implementing-digital-signatures-in-cash-register-systems.pdf
Leverandøren må også ivareta kravet til tilgangskontroll, såfremt ansvaret for database/elektronisk journal ikke er overført til den bokføringspliktige ved skriftlig avtale. I de tilfeller hvor leverandøren har driftsansvar og tilgangskontroll, og hvor kun brukergrensesnittet til kassasystemet er tilgjengelig for den bokføringspliktige, vil det ikke være krav til integritetskontroll gjennom digital signatur. Det skal da ikke være mulig for den bokføringspliktige å få tilgang til den elektroniske journalen utenom de funksjonene som ligger i applikasjonen/programvaren.
Standard dataformat
Kassasystemet skal kunne eksportere den elektroniske journalen til en fil i en standardisert form fastsatt av Skattedirektoratet. Følgende dokumenter er fastsatt for SAF-T Kassasystem (SAF-T Cash Register):
Documentation - Generell dokumentasjon for implementering.* http://www.skatteetaten.no/globalassets/standardformat-regnskapsaf-t/norwegian-saf-t-cash-register-data---documentation.pdf
Technical description - Beskrivelse av dataelementer med eksempler.* http://www.skatteetaten.no/globalassets/standardformat-regnskapsaf-t/norwegian-saf-t-cash-register-data---technical-description.pdf
Code lists – Standard kodeliste.* http://www.skatteetaten.no/globalassets/standardformat-regnskapsaf-t/norwegian-saf-t-cash-register-data---code-lists.pdf
Se også https://github.com/skatteetaten/saf-t for kodelister og xml-skjema.
Elektronisk journal oppbevares i hele oppbevaringstiden, og det er ikke tilstrekkelig at dataene oppbevares i henhold til kravene i SAF-T-formatet. Bakgrunnen for dette er at elektronisk journal kan inneholde opplysninger som ikke omfattes av SAF-T-eksporten, samt å ha mulighet til å kunne verifisere data i SAF-T eksporten i ettertid.
Kassasystemet skal produkterklæres før det tilbys for salg mv.
Produkterklæring
Leverandøren av et kassasystem skal levere produkterklæring til skattekontoret, jf. kassasystemlova § 5. Med produkterklæringen bekrefter leverandøren at kassasystemet oppfyller kravene i kassasystemlova § 3 og kravene satt i kassasystemforskrifta. Når en importør av kassasystemet ikke gjør tilpasninger i systemet, kan den utenlandske produsenten levere produkterklæring. Dersom den utenlandske produsenten ikke leverer produkterklæring, må importør sørge for at produkterklæring blir sendt inn. Produkterklæringen sendes inn ved å levere skjema RF-1348 Systemleverandørers produkterklæring av kassasystemer i Altinn.
Produkterklæringen skal oppdateres ved vesentlig ny hovedfunksjonalitet, typisk ved hovedoppdateringer. Produkterklæringen skal også oppdateres dersom vedlikeholdsoppdateringer innebærer vesentlige endringer i funksjonalitet som påvirker systemets virkemåte. Dette gjelder spesielt ved feilrettinger som gjøres for å få kassasystemet i overensstemmelse med regelverket.
Liste over produkterklærte kassasystem blir publisert på skatteetaten.no/kassasystemliste.* http://www.skatteetaten.no/no/Bedrift-og-organisasjon/frister-attester-og-regnskap/Bokforing-og-regnskap/Nye-krav-til-kassasystem/kassasystemliste/ Listen oppdateres daglig.
Kan leverandørene kun tilby programvaren i et kassasystem?
Leverandøren av et kassasystem har i utgangspunktet ansvar for at hele kassasystemet er i samsvar med regelverket. I en kjede med produsent, importør, forhandler, partner e.l. er det den parten som sist endrer programvaren før salg til bokføringspliktig, som vil bli ansett som leverandør, og som skal produkterklære kassasystemet. Det er leverandørens ansvar at kassasystemet er i samsvar med kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Noen leverandører tilbyr kun programvaren i et kassasystem, mens den bokføringspliktige selv besørger andre tilhørende komponenter. Skattedirektoratet har i en uttalelse av 2. februar 2017 lagt til grunn at leverandøren igjennom avtale med bokføringspliktig kan overføre ansvaret for kassasystemets andre komponenter, slik som:
Database
Operativsystem og filsystem
Maskinvare som pc, skriver, kassaskuff mv.
Annet, f.eks. mellomvare, konfigurasjon, stille klokke
Det må i avtalen spesifiseres hvilke komponenter i kassasystemet den bokføringspliktige skal ha ansvaret for. Den bokføringspliktige kan aldri overta ansvaret for programvaren, da egenutvikling av kassasystem ikke er tillatt.
Leverandørene av kassasystem har plikt til å gi skattekontoret nødvendig bistand til innsyn i kassasystemet.
Leverandørene har bistandsplikt overfor skattekontoret
Skattekontoret vil følge opp at bokføringspliktige benytter produkterklærte kassasystem samt at kassasystemene tilfredsstiller kravene i kassasystemregelverket. Leverandørene av kassasystem har plikt til å gi skattekontoret nødvendig bistand til innsyn i kassasystemet, jf. kassasystemlova § 4 første ledd. Bestemmelsen gir dermed leverandørene en videre plikt til å gi bistand utover kravet til at kassasystemet skal ha en systembeskrivelse, jf. kassasystemlova § 3 annet ledd, jf. kassasystemforskrifta § 2–1.
Skattekontoret kan kreve å få utlevert programvare, servicenøkler, servicemanual, programmeringsverktøy og programmeringsmanual mv. for kassasystemet. Det skal settes en frist for å få dette utlevert, jf. kassasystemlova § 4 annet ledd.
Oppregningen i § 4 annet ledd er ikke uttømmende. I Prop. 120 LS (2014–2015), punkt 16.5.3 skriver departementet bl.a. at kildekoden vil kunne kreves fremlagt dersom det er nødvendig for å få innsyn i kassasystemet for å kontrollere at det er i samsvar med de kravene som er stilt i kassasystemregelverket. Departementet legger til grunn at det kun unntaksvis vil være behov for å få kildekoden fremlagt, og at det dermed ikke skal være slik at det rutinemessig blir stilt krav om at kildekoden skal fremlegges i forbindelse med kontroll av kassasystemet.
Brudd på reglene kan medføre overtredelsesgebyr og tvangsmulkt
Tvangsmulkt
Dersom leverandøren av et kassasystem ikke har rettet seg etter pålegg om å utlevere programvare mv. etter kassasystemlova § 4 innen den fastsette fristen, kan skattekontoret ilegge leverandøren en daglig løpende tvangsmulkt frem til utlevering skjer. Tvangsmulkten utgjør ett rettsgebyr pr. dag (p.t. kr 1049). Det vises til kassasystemlova § 7 første ledd.
Dersom leverandøren har blitt pålagt å utbedre en mangel ved kassasystemet eller trekke kassasystemet fra markedet innen en fastsatt frist, jf. kassasystemlova § 6 annet ledd, og leverandøren ikke har innrettet seg etter dette, kan skattekontoret pålegge en daglig løpende tvangsmulkt frem til utbedring skjer. Tvangsmulkten utgjør ti rettsgebyr (kr 10 490) pr. dag. Det vises til kassasystemlova § 7 annet ledd.
Samlet tvangsmulkt kan ikke overstige én million kroner.
Overtredelsesgebyr
Skattekontoret kan ilegge leverandøren av kassasystemet overtredelsesgebyr i følgende tilfeller, jf. kassasystemlova § 8 første ledd:
Det er ikke levert produkterklæring etter kassasystemlova § 5
Kassasystemet oppfyller ikke kravene i kassasystemlova § 3 eller i kassasystemforskrifta
Det ilegges ikke overtredelsesgebyr hvis leverandøren av kassasystemet har meldt fra om feilen til skattekontoret, jf. kassasystemlova § 6 første ledd. Dette forutsetter imidlertid at meldingen ikke er en følge av at kontrolltiltak er eller vil bli satt i verk, eller ved opplysninger som skattekontoret har fått fra andre, jf. § 8 annet ledd.
Overtredelsesgebyret utgjør 30 rettsgebyr (p.t. kr 31 470). Ved ytterligere feil i samme type kassasystem innen tolv måneder etter at forrige overtredelsesgebyr ble ilagt, utgjør overtredelsesgebyret 60 rettsgebyr (p.t. kr 62 940).
Vedtak om overtredelsesgebyr og tvangsmulkt kan påklages til Skattedirektoratet innen tre uker.
Overgang til nytt regelverk
Det er ikke gitt noen overgangsbestemmelse i kassasystemlova. Reglene trådte i krav 1. januar 2017 og etter dette tidspunktet kan leverandører av kassasystem kun tilby produkterklærte kassasystem for salg, utleie eller utlån til bokføringspliktige. Det er heller ingen hjemmel til å gjøre unntak fra kravene i kassasystemregelverket. De bokføringspliktige er først pliktige til å ta i bruk et produkterklært kassasystem fra 1. januar 2019. Siden regelverket trer i kraft på forskjellige tidspunkt for leverandører av et kassasystem og for de bokføringspliktige, oppstår det noen spørsmål.
En leverandør kan ha inngått kontrakt med kjeder som omfatter alle butikker, kiosker e.l. som inngår i kjeden, herunder også nyetableringer etter kontraktstidspunktet. Skattedirektoratet har lagt til grunn at en leverandør av et kassasystem også etter 1. januar 2017 kan selge eksisterende løsning til nye butikker i kjeden. Dette forutsetter at kontrakten er inngått før 1. januar 2017, og at første leveringsdag av et kassapunkt er før denne datoen. Det stilles ikke krav til at første levering av et kassapunkt må være til en virksomhet kjeden har i Norge.
Tilsvarende gjelder ved utleie av kassasystem. En virksomhet som leier et kassasystem ved lovens ikrafttredelse, kan benytte kassasystemet frem til 1. januar 2019. Ved utleie til virksomheter som har ambulerende eller sporadisk kontantsalg, f.eks. virksomheter som deltar på messer, arrangerer årlige festivaler etc., leies kassasystemet ut for en kortere periode og leveres deretter tilbake i påvente av neste (års) arrangement. Skattedirektoratet har lagt til grunn at dersom det er inngått kontrakt med eksisterende kunder om fortsatt leie i 2017 og 2018 før 1. januar 2017, kan den gamle løsningen leies ut også for disse årene, uavhengig av om kassasystemet er i bruk av kunden ved årsskiftet.
Leverandører av kassasystem kan også foreta vedlikeholds- og hovedoppdateringer i 2017 og 2018 hos kunder de har ved årsskiftet, selv om systemet ikke er produkterklært.
Skattedirektoratet har lagt til grunn at kjøp/ overdragelse av virksomhet ikke regnes som salg av kassasystem etter kassasystemlova. En leverandør/forhandler kan derfor endre organisasjonsnummer og andre faste opplysninger i kassasystemet, herunder nullstille tellere, uten å komme i konflikt med regelverket.
Som kjøp/overdragelse av virksomhet regnes:
Kjøp av virksomhet (innmat)
Fusjoner og fisjoner
Omdannelser
Eventuelle andre omorganiseringer