Nå skal det varsles!
Arbeidsgiverne må nå lage skriftlige rutiner for å legge bedre til rette for at det varsles om kritikkverdige forhold i virksomheten. Nye bestemmelser i arbeidsmiljøloven skjerper reglene om intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten.
Advokat
KPMG law
De nye bestemmelsene gjelder fra 1. juli.
Med varsling i arbeidsmiljølovens forstand menes at arbeidstaker har rett til å si fra om kritikkverdige forhold i virksomheten til noen som har mulighet til å gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold kan for eksempel omfatte brudd på lover og regler, interne retningslinjer eller forhold i strid med alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig. Dette kan omfatte ulovlig overtid, trakassering eller diskriminering eller straffbare forhold som korrupsjon eller forurensning. Faglige eller politiske meninger av mer generell samfunnsmessig karakter er ikke vernet av varslingsreglene, men av Grunnlovens bestemmelse om ytringsfrihet så langt det er forsvarlig ut fra lojalitetsplikten i arbeidsforholdet.
Arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling i arbeidsforhold ble innført med virkning fra 1. januar 2007. Formålet med bestemmelsene var både å gi uttrykk for at varsling anses som et gode for arbeidsplassene og samfunnet, samt å sikre en forsvarlig behandling av varslingen, inkludert forbud mot gjengjeldelse mot varsleren. Flere avisomtaler i enkeltsaker om varsling gjør at man kan stille spørsmål ved om varslingsreglene virker. Et eksempel på dette er den såkalte Monika-saken ved Hordaland politidistrikt, se egen faktaboks.
Lite kjente varslingsregler
Reglene har vært evaluert flere ganger av Fafo, som også har undersøkt særskilte varslingstema og hvordan tilsynsmyndighetene utfører sine oppgaver i varslingssaker. En Fafo-undersøkelse fra 2016 viser at 39 prosent av de spurte arbeidstakerne ikke kjente til varslingsreglene i arbeidsmiljøloven. Likevel har hovedkonklusjonen vært at varslingsregelen har bidratt til økt ytringsfrihet for arbeidstakerne, og et økt antall varslersaker for domstolene, tyder det på at flere kjenner til retten til å varsle. På den annen side viser undersøkelsene at det er en viss risiko ved å varsle om kritikkverdige forhold. Regjeringen viser til at nesten halvparten av de norske arbeidstakerne i store, representative undersøkelser sier at de ikke vil varsle på grunn av frykten for sanksjoner. Dette viser at reglene ikke fungerer etter sin hensikt.
Konkusjonen er at det har vært behov for å forbedre kunnskapsnivået om reglene, styrke vernet mot represalier mot varsleren og styrke arbeidet med varsling internt i bedriftene. Derfor innføres nå nye regler om varsling i arbeidsmiljøloven. Vi gir en kort oversikt over de kommende endringene.
Arbeidsgiver plikter å ha skriftlige rutiner
De gjeldende bestemmelsene i arbeidsmiljøloven fastsetter at arbeidsgiver skal lage skriftlige rutiner som beskriver hvordan arbeidstaker skal gå frem når han skal varsle internt, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. Det er forutsatt at rutinene skal beskrive fremgangsmåte, hvem det skal varsles til og hvordan de forholdene det varsles om skal håndteres. Det har således i stor grad vært opp til arbeidsgiver å vurdere om det er behov for slike interne rutiner og hva de skal inneholde. Som en reaksjon på at det mangler skriftlige rutiner om varsling, skal arbeidstaker i større grad varsle eksternt direkte. Med eksternt menes for eksempel til tilsynsmyndighet, andre offentlige organ eller media. Den store graden av skjønn i kombinasjon med uklart regelverk har ført til at noen virksomheter har hatt skriftlige rutiner om intern varsling mens andre ikke har hatt det.
Skriftlige rutiner fungerer best
Evalueringen fra Fafo 2016:33 viser at varsling fungerer best i de virksomhetene hvor man har skriftlige rutiner om varsling på plass. Rapporten viser at ansatte i virksomheter med slike rutiner varsler mer, at de som varsler i større grad oppnår resultat med sin varsling og at de er mindre utsatt for sanksjoner når de varsler om kritikkverdige forhold. Når rapporten viser slike tydelige forskjeller mellom virksomheter med og uten skriftlige rutiner om varsling, innføres derfor en plikt til å ha skriftlige rutiner om intern varsling av kritikkverdige forhold. Plikten til å utarbeide slike rutiner gjelder for alle arbeidsgivere som til vanlig har minst fem ansatte.
I tillegg får Arbeidstilsynet rett til å pålegge arbeidsgivere med et færre antall arbeidstakere å utarbeide skriftlige rutiner dersom Arbeidstilsynet finner grunn til at bedriften bør ha det.
Med dette må arbeidsgivere, når de nye bestemmelsene trer i kraft, lage en skriftlig beskrivelse for hvordan arbeidsgiver skal gå frem når han skal varsle.
Videre fastsetter de nye bestemmelsene minimumskrav til rutinene. Foruten at de skal være skriftlige, må de inneholde bestemmelser som inneholder:
en klar oppfordring til arbeidstakerne om å varsle om kritikkverdige forhold,
fremgangsmåten som skal følges ved varsling og
fremgangsmåten ved mottak, behandling, og oppfølging av varsling.
De nye lovbestemmelsene inneholder ikke noe krav om fremdriften. I høringsrunden var det tatt til orde for at det burde innføres tidsfrister for arbeidsgivers behandling av varselet, men dette er ikke fulgt opp. Det er imidlertid ikke noe i veien for at arbeidsgiver i sine rutiner tar inn retningslinjer om responstid for å sikre forsvarlig fremdrift i varslingssaken.
Den skriftlige rutinen skal lages i samarbeid med arbeidstakeren. Dette kan være de tillitsvalgte eller andre representanter for de ansatte, som for eksempel verneombud. Hvis man ikke er bundet av tariffavtale og har tillitsvalgte på arbeidsplassen, bør de ansatte velge noen til å representere dem i forbindelse med dette arbeidet.
Rutinen skal gjøres lett tilgjengelig for arbeidstakerne. Den kan for eksempel tas inn i personalhåndboken, lages som et oppslag på en felles informasjonstavle eller legges ut på virksomhetens intranett.
Varslingsreglene utvides til også å gjelde for innleide arbeidstakere
Med de nye reglene utvides varslingsreglene til også å omfatte innleid arbeidstaker.
Retten til å varsle om kritikkverdige forhold gjelder i dag kun i forholdet mellom arbeidsgiver og dennes egne ansatte. Det vil si at Marthe Kirkerud som er ansatt hos «Peders Kafe AS» i medhold av arbeidsmiljøloven og varslingsreglene der kan ta opp kritikkverdige forhold som for eksempel dårlig mathygiene med ledelsen i bedriften.
Hvis selger Petra Ås tar med seg en kunde til «Peders Kafe AS» for å spise lunsj der, men under måltidet oppdager en mus under kjøledisken, er ikke Petra Ås vernet av varslingsreglene i arbeidsmiljøloven dersom hun sender en bekymringsmelding til Mattilsynet. Men Petra Ås trenger heller ikke det vernet for å ringe dem fordi hun ikke arbeider i «Peders kafe AS» og derfor ikke trenger beskyttelse mot sanksjoner av den grunn fra Peder.
Problemet har vært for innleid arbeidstaker. Et typisk eksempel på innleid arbeidstaker er medarbeider som kommer fra et vikarbyrå. Hvis «Peders Kafe AS» leide inn Tora Holm fra vikarbyrået «Vikarene AS», og hun så de kritikkverdige hygieneforholdene på kjøkkenet og den samme musa under kjøledisken, ville ikke Tora Holm være omfattet av de någjeldende varslingsreglene i arbeidsmiljøloven. Hvis Tora Holm likevel tok opp forholdene med lederne i «Peder Holm AS», er det med risiko for at hun blir utsatt for sanksjoner, som for eksempel at oppdraget avsluttes før tiden fordi hun ikke er omfattet av varslingsreglenes vern. Tora Holm vil midlertid som ansatt i «Vikarene AS» være omfattet av arbeidsmiljølovens varslingsregler når hun tar opp kritikkverdige forhold som finner sted i «Vikarene AS» med lederne der.
Varsling fungerer best i de virksomhetene hvor man har skriftlige rutiner om varsling på plass.
Mange brudd på lovbestemmelsene
I løpet av de siste tiårene har bruken av innleid arbeidskraft økt kraftig, og i enkelte bransjer er bruken av innleide medarbeidere stor. Mange kontroller og tilsyn har avslørt brudd på både lovbestemmelser om arbeidstid og minstelønn, men også dårlige boforhold. Hvem husker vel ikke den såkalte «Adecco-saken» fra 2011 som gjaldt sosial dumping på Ammerudlunden sykehjem i Oslo. Ikke bare var arbeidstakerne underbetalt, men de gikk ulovlig lange vakter og bodde på madrasser på bomberommet i kjelleren. Forholdene hadde vært godt egnet til å bli varslet om, men de innleide arbeidstakerne hadde neppe kunnet gjøre det uten risiko for å miste oppdraget sitt.
Nå utvides varslingsreglene i arbeidsmiljøloven til også å gjelde innleide arbeidstakere, og juridisk sett blir det enklere også for dem å kunne si fra om kritikkverdige forhold og samtidig ha rett på vern mot represalier. I forhold til varslingsreglene skal altså innleide arbeidstakere likebehandles med egne ansatte, både når det gjelder retten til å varsle og vern mot sanksjoner fra både egen arbeidsgiver og innleiebedriften. Dette forutsetter imidlertid at det etableres rutiner som sikrer at de innleide arbeidstakerne blir kjent med både denne retten til å varsle hos innleier, og hvordan de skal gå frem hos innleier når de varsler.
To kjente varslersaker
Monika-saken
Saken gjeldt etterforskingen av dødsfallet til 8 år gamle Monika i 2011 som politiet opprinnelig konkluderte med var selvmord. En politietterforsker varslet i 2014 internt til ledelsen om det han mente var feil ved saksbehandlingen, men ledelsen konkluderte med at det ikke forelå feil. Politiledelsen ville heller ikke anse etterforskeren som varsler. Etterforskeren ble sykemeldt av belastningen. I 2005 konkluderte spesialenheten for politisaker med at politidistriktet viste grov uforstand i tjenesten og ila dem et forelegg. Monikas drapsmann ble som følge av ny etterforsking funnet og ble i 2016 dømt til 18 års forvaring. Etterforskeren fikk Fritt ords pris i 2015 (sammen med Jan Erik Skog) for «deres modige innsats for å avdekke kritikkverdige forhold i norsk arbeidsliv».
«Adecco-saken»
Adecco Helse leverte medarbeidere til Ammerudlunden sykehjem i Oslo. En sykepleier varslet om ulovlige arbeidskontrakter ved sykehjemmet. Det ble avslørt flere forhold, blant annet at det manglet 19 000 vakter med faglærte, de arbeidet for lange vakter og mange arbeidet mer enn 50 timer i uken. De hadde ikke tilstrekkelig hviletid, i et tilfelle hadde en sykepleier arbeidet 32 dager på rad uten fri. De sov på madrasser i bomberommet i kjellerne på sykehjemmet. Videre hadde de for lav lønn.
Taushetsplikt om hvem som har varslet til offentlige myndigheter
Arbeidsmiljøloven fastsetter at man skal kunne varsle uten frykt for represalier, inklusive til offentlige myndigheter. Arbeidstilsynet har i medhold av arbeidsmiljøloven plikt til å holde varslerens navn hemmelig, og lignende taushetsplikt gjelder ved varsling til enkelte andre offentlige organer. Ut over dette må det vurderes om varslerens identitet kan holdes hemmelig etter forvaltningsloven eller offentlighetsloven.
Som evalueringen viser, er det behov for å verne varslerne bedre for å sikre at det meldes fra om kritikkverdige forhold i virksomhetene. Som ledd i dette innføres bestemmelser om bedre kildevern for Arbeidstilsynet og andre tilsynsmyndigheter samt offentlige organ for øvrig som mottar varslinger.
Kort oppsummert innebærer de nye reglene at Arbeidstilsynet ikke bare skal holde varslerens navn hemmelig, men også andre opplysninger som kan identifisere personen. Forvaltningsloven endres for å sikre samme kildevern for andre offentlige organ. Formålet er å sikre en reell beskyttelse av varsleren, og slik kan man igjen oppmuntre flere til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheter.
Taushetsplikten gjelder så lenge saken behandles av tilsynsmyndigheten eller annet forvaltningsorgan. Dersom det blir straffesak av det, må eventuell taushetsplikt vurderes etter andre regler.
I denne sammenhengen kan nevnes at arbeidsgiver selv kan iverksette tiltak for å sikre varslere anonymitet. Dette kan gjøres ved å etablere en egen varslingskanal for bedriften. Noen arbeidsgivere har en egen, intern varslertelefon eller en slags postkasse, men dette kan også håndteres av en ekstern aktør som leverer varslingsløsninger for bedrifter. Slike varslingskanaler kan sikre tipseren anonymitet, og det gjelder vel særlig i de tilfellene hvor varslingskanalen betjenes av en ekstern aktør. Dersom man har eller anskaffer seg slik løsning, bør den innarbeides i den skriftlige rutinen.
Slike varslingskanaler kan bidra til to forhold. Det ene er at det varsles i samsvar med formålet til de nye reglene, og det andre at det også kan bidra til å begrense støynivået. For eksempel kan det minske risikoen for, og ikke minst beskyldninger fra, arbeidstaker om at han er utsatt for sanksjoner fordi han har varslet om kritikkverdige forhold i virksomheten.
Nytt kapittel i arbeidsmiljøloven om varsling
Dagens regler om varsling består av tre bestemmelser i arbeidsmiljøloven fordelt på to forskjellige kapitler i loven: § 2–4 som fastsetter at arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold, § 2–5 om forbud mot sanksjoner mot varsleren og § 3–6 som sier at virksomheten skal utarbeide skriftlige rutiner om varsling.
Nå samles alle bestemmelsene om varsling i et nytt, eget kapittel i arbeidsmiljøloven, kapittel 2A. Dette er en positiv forbedring og vil bidra til å gjøre reglene litt mer tilgjengelige og dermed brukervennlige. Det vil gjøre at flere lettere kan skaffe seg bedre informasjon om reglene.
Bestemmelsene ble vedtatt av regjeringen 31. mars 2017. Det er forventet at de trer i kraft før sommeren. Det er ikke gitt forslag om overgangsbestemmelser. Det innebærer at fra det tidspunktet bestemmelsene trer i kraft, plikter alle arbeidsgivere som jevnlig sysselsetter minst ti arbeidstakere, å ha skriftlige rutiner om intern varsling av kritikkverdige forhold i virksomheten.
31. mars 2017 nedsatte regjeringen Varslingsutvalget – et ekspertutvalg – som fikk i mandat å gjøre en mer grundig vurdering av dagens regler, samt komme med forslag til hvordan vernet av varslere kan styrkes. Innstillingen skal legges frem våren 2018. I tillegg har Arbeidstilsynet fått i oppgave å lede et prosjekt hos tilsynsmyndighetene for å sikre at det offentlige informerer og veileder varslerne bedre.
Oppsummering
De nye bestemmelsene presiserer at intern varsling av kritikkverdige forhold er ønskelig, og at det skal tilrettelegges bedre for at slik varsling skjer. At varslerreglene samles i et eget kapitel bidrar til å gjøre regelverket mer oversiktlig og tilgjengelig. Både lovendringene, oppnevningen av Varslerutvalget og tiltakene for å sikre bedre informasjon og veiledning til varslere, viser at myndighetene mener at nå skal det varsles.
KPMG Law anbefaler at arbeidsgiverne som plikter å ha skriftlige rutiner om varsling og ikke har det, bør begynne å lage disse, slik at de er på plass når lovendringen trer i kraft.
Evalueringer
En evaluering av varslingsreglene. Forfatter Sissel C. Trygstad. Fafo 2010:18
Evaluering av varslingsreglene. Forfatter Sissel C. Trygstad m.fl. Fafo 2014:05
Fafo-notat 2016:33
Kunnskapsstatus, Fafo-notat 2017:13.