Når trer endringene i kraft?

I skrivende stund er det ikke mulig å svare på det spørsmålet, men mitt «beste estimat» er at det kan bli ikrafttredelse allerede fra og med 1. juli 2017. Saken ligger nå hos Næringskomiteen, som har frist til 30. mai for å avgi sin innstilling i saken. Oversikt over status for lovsaken: stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Saker/Sak/?p=67761

Forenklingsforslag som er vurdert og hvor det er bestemt endringer:

• Elektroniske løsninger, det åpnes for økt bruk av digitale løsninger.

• Enkelte endringer av aksjeselskapers organisasjon, gjelder deltakelse på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, justering av reglene om forenklet generalforsamling, at styremedlemmer kan velges på ubestemt tid og at det ikke stilles vilkår om særlig grunn for å fratre som styremedlem.

• Styrets handleplikt etter aksjeloven § 3-5: Regelen om at det er handleplikt dersom egenkapitalen blir mindre enn halvparten av aksjekapitalen, fjernes, ellers videreføres bestemmelsen uten andre endringer.

• Revisjon: Terskelverdiene for driftsinntekter og balansesum overføres til forskrift. Morselskap blir revisjonspliktige dersom terskelverdiene overskrides for konsernet sett under ett. Reglene om fravalg endres og forståelsen av fra og med hvilket regnskapsår fravalg gjelder, endres til at tidspunktet for generalforsamlingens beslutning blir avgjørende.

• Særattestasjoner: Innskudd i penger skal kunne bekreftes av advokat og autorisert regnskapsfører, i tillegg til det som gjelder i dag; revisor og bank. Enkelte krav til særattestasjoner faller bort.

Departementet skriver at de i denne proposisjonen har vurdert deler av utvalgets forslag til endringer i aksjelovgivningen. Andre forslag fra utvalget krever noe mer utredning, og departementet vil komme tilbake til disse etter å ha foretatt ytterligere vurderinger.

Elektroniske løsninger

Oppbevaringsplikt etter aksjelov­givningen

Aksjelovutvalget foreslo at krav til oppbevaring av selskapsdokumentasjon skulle begrenses til fem år. Departementet er uenig i dette og viser også til høringskommentarer som er kritiske til forslaget samt at utvalget ikke har foretatt en konsekvensutredning av sitt forslag.

I proposisjonen kommenterer departementet at flere høringsinstanser antar at den generelle oppbevaringstiden er ti år og peker på at det er et argument for at det gis eksplisitte lovbestemmelser om at oppbevaringstiden er hele selskapets levetid: «Departementet foreslår ikke at oppbevaringstiden for stiftelsesdokument, generalforsamlingsprotokoller og styreprotokoller reduseres. Disse dokumentene skal fortsatt oppbevares i hele selskapets levetid. Det foreslås at dette fremgår eksplisitt av aksjelovene. Departementet foreslår heller ikke endring i oppbevaringstiden for aksjeeierboken.»

Fusjon og avvikling – egne bestemmelser om oppbevaring

Spørsmålet om oppbevaring av overdragende selskaps dokumentasjon etter fusjon reguleres slik at det overtakende selskapet skal oppbevare selskapsdokumentasjon i minst ti år etter regnskapsårets slutt det året fusjonen er registrert i Foretaksregisteret, jf. § 1-6. Regnskapsmateriale skal oppbevares i samsvar med bokføringslovens bestemmelser. Tilsvarende regulering vil gjelde for selskap som avvikles, hvor det er avviklingsstyret som er ansvarlige for dette.

Oppbevaringssted

Departementet er enig med aksjelovutvalget i at selskapene skal kunne bestemme hvor dokumentasjonen skal oppbevares, slik at for eksempel elektronisk oppbevaring på server i utlandet ikke er problematisk. Samtidig skriver departementet at det bør fremgå at materialet skal være tilgjengelig fra Norge og har tatt inn dette i den nye § 1-6.

Elektronisk signatur sidestilles med signering på papir

Departementet skriver at adgang til elektronisk signatur er nødvendig, men mener i motsetning til aksjelovutvalget at det er behov for å regulere krav til sikkerhetsnivå for elektronisk signering. Derfor gir bestemmelsen hjemmel for nærmere regulering i forskrift, men uten at det i forarbeidene er gitt nærmere føringer for hvordan denne reguleringen vil komme til å bli utformet. Departementet har fulgt aksjelovutvalgets forslag om å endre bestemmelser som i dag angir underskrift/underskrive etc. til signering/signeres.

Teknologinøytral kommunikasjon mellom AS og aksjeeiere.

Departementet er enig med utvalget i at bestemmelsene om kommunikasjon mellom selskap og eiere bør være teknologinøytrale, men legger opp til endringer som delvis avviker fra utvalgets forslag.

Departementet ønsker ikke å gi noen ­definisjon av hvilke kommunikasjonsformer som er innenfor lovkravene. Dette fordi en slik oversikt raskt kan bli utdatert og kan forhindre at nye og effektive kommunikasjonsformer tas i bruk. I proposisjonen skriver departementet at e-post og nettside med pålogging og e-post-bekreftelse er eksempler på hva som i dag er tilfredsstillende former for elektronisk kommunikasjon.

Departementet mener at styret skal ha kompetansen til å avgjøre kommunikasjonsformen og at dagens regel om at det kreves samtykke av hver enkelt aksjeeier for å kunne bruke elektronisk kommunikasjon, er utdatert. Eierne vil fortsatt kunne instruere styret også når det gjelder kommunikasjon. Generalforsamlingen kan for eksempel bestemme at styret skal holde seg til nærmere angitte kommunikasjonsformer. I bestemmelsen er det også tatt inn en varslingsplikt for styret overfor eierne, slik at ikke kommunikasjonsformen endres uten at eierne er informert i forkant.

Departementet er enig med aksjelovutvalget om at elektronisk adresse i aksjeeierboken er nødvendig for at elektronisk kommunikasjon mellom selskap og eiere skal fungere i praksis. Det pekes videre på problemstillinger knyttet til at slik registrering av elektronisk adresse kan benyttes til andre formål og at rett til innsyn i aksje­eierboken ikke skal gjelde de digitale adressene. Nærmere bestemmelser om det offentliges tilgang til opplysningene skal gis gjennom forskrift. Det vil være aksje­eierne som har ansvaret for å melde inn korrekt digital adresse og melde fra om eventuelle endringer.

Aksjeselskapers organisasjon

Elektronisk deltakelse

Aksjonærene gis rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med en viss mulighet for styret til å nekte – forutsatt at det foreligger saklig grunn. Departementet skriver at det også etter dagens regler er adgang til å holde elektronisk generalforsamling og at det er et behov for å tydeliggjøre dette. I § 5-7 om forenklet generalforsamling er det derfor tatt inn at generalforsamlingen kan holdes uten fysisk møte, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. I § 5-11 b styrkes aksjonærenes rett til å delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Gjennom en tilføyelse til § 7-5 gis også revisor rett til å delta i generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret krever at revisor deltar fysisk.

Styremedlemmers tjenestetid og fratreden

Begrensningen for aksjonærvalgte styremedlemmers tjenestetid oppheves, slik at de aksjonærvalgte styremedlemmene kan velges på ubestemt tid. Lovens normalordning med to års tjenestetid videreføres, men den gjeldende grensen på maksimalt fire års tjenestetid fjernes. Dersom vedtektene ikke inneholder bestemmelser om styremedlemmers tjenestetid, gjelder lovens hovedregel om to år. I vedtektene kan tjenestetiden etter denne endringen bestemmes fritt, også at den er ubegrenset. Endringen gjelder de aksjonærvalgte styremedlemmene, for ansattevalgte styremedlemmer gjøres ingen endringer og tjenestetiden skal her fortsatt være fastsatt i forskrift.

Vilkåret om «særlig grunn» for å trekke seg som styremedlem fjernes. Dette kan beskrives som å tilpasse kartet etter terrenget, eller som departementet skriver: «Etter det departementet erfarer, forstås og praktiseres regelen i dag slik at det ses bort fra kravet om særlig grunn.»

Kapitalregler

Krav til minimum aksjekapital opprettholdes til kr 30 000. Aksjelovutvalgets forslag om kr 1 blir derfor ikke gjennomført.

Styrets handleplikt dersom det må antas at egenkapitalen er lavere enn det som er forsvarlig ut fra virksomhetenes art og omfang, videreføres. Den særskilte bestemmelsen om handleplikt dersom egenkapitalen blir mindre enn halvparten av aksjekapitalen tas ut. Det er en god justering av reglene; enten er det ikke reell handleplikt – fordi egenkapitalen er forsvarlig, eller så er det uansett handleplikt – hvis egenkapitalen er for lav.

Revisjon

Valg av revisor; tilvalg og fravalg

Reglene endres:

• Ved stiftelsen av selskapet baseres dette på en tilvalgsordning. Det vil derfor ikke være nødvendig å bestemme eksplisitt at selskapet ikke skal ha revisor, det velges revisor dersom selskapet skal ha revisjon – hvis ikke er det som et utgangspunkt ikke revisjon av selskapet.

• For fravalg for eksisterende selskap oppheves reglene om fullmakt for styret, slik at generalforsamlingen bestemmer dette direkte.

Virkningstidspunkt

Virkningstidspunktet for fravalg av revisjon skal fortsatt være når meldingen blir registrert i Foretaksregisteret, det vil si at fravalg av revisjon ikke får virkning før beslutningen er registrert i Foretaksregisteret. Derimot mener Næringsdepartementet at forståelsen av fra og med hvilket regnskapsår fravalg skal gjelde, skal endres. Gjeldende lovbestemmelse angir ikke fra og med hvilket regnskapsår fravalg skal gjelde, men bestemmelsen er fortolket av Finansdepartementet (i et brev til Revisorforeningen av 4. november 2011) slik at det er et vilkår at fravalg er registrert i Foretaksregisteret innen balansedagen i det regnskapsåret beslutningen skal gjelde fra og med. Dette innebærer at en beslutning om fravalg som ikke blir registrert før etter årsskiftet, gjelder først fra og med det etterfølgende regnskapsåret. Nærings­departementet mener at denne fortolkningen ikke skal bli stående, og uttaler tydelig i proposisjonen at det er beslutningstidspunktet i generalforsamlingen som bestemmer fra og med hvilket år revisjon skal være fravalgt.

Særattestasjoner