Velge nytt styre

Det følger av juridisk teori at det er det sittende styret, på tidspunktet for behandling og fastsettelse av regnskapet, som skal underskrive. En mulig løsning på problemet med manglende underskrift er å velge nytt styre som fastsetter regnskapet. Regnskapsloven krever at et valgt styremedlem skal underskrive regnskapet. Det er ikke et vilkår at styremedlemmet er formelt registrert i Foretaksregisteret for at vedkommende skal underskrive.

I tilfeller med konflikt mellom styre­medlemmer som ikke er aksjonærer, er det som oftest mulig å velge nytt styre. I de tilfellene konflikten er mellom styre­medlemmer som samtidig er aksjonærer, kan det ofte være vanskelig å løse problemet ved å velge nytt styre. Styret velges av generalforsamlingen med simpelt flertall (minst 50 % av stemmene). Dersom et styre består av to styremedlemmer som hver eier 50 % av foretaket, vil det i praksis ikke være mulig å velge nytt styremedlem i en slik situasjon.

En annen situasjon som kan være utfordrende å løse i praksis, er når et styremedlem er valgt av de ansatte. I utgangspunktet tjeneste­gjør styremedlemmer i to år, men andre regler kan følge av vedtektene. Et styremedlem kan avsettes før utløpet av tjenestetiden av den som har valgt styremedlemmet. Disse reglene gjelder imidlertid ikke for styremedlemmer valgt av de ansatte, men det er gitt egne regler om ansattes rett til representasjon i aksje­selskapers styre i representasjonsforskriften.1*1 Forskrift 20.06.2014 nr. 850.

Styremedlemmet må velges blant de ansatte, og valg skal finne sted annethvert år. Funksjonstiden regnes fra valget og opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamlingen det året valgperioden utløper. Det finnes ingen bestemmelser i representasjonsforskriften som tillater at styremedlemmer valgt av de ansatte, avsettes før utløpet av tjenestetiden. Aarbakke et. al (2012) skriver at det må «anses forutsatt at de ansattes direkte valgte styre­representanter ikke skal kunne fjernes mot sin vilje».

Det kan fremstå som underlig at de ansatte som har valgt styremedlemmet, ikke skal kunne velge et nytt styremedlem. Prinsippet om at den som har gitt tillit også skal kunne ta tilliten tilbake, bør også gjelde her. Det er imidlertid ikke holdepunkter i rettskildene som underbygger denne vurderingen. Et styremedlem som er valgt av de ansatte, tjenestegjør i hele valgperioden. Vervet opphører kun dersom det foreligger særlige forhold som gjør at medlemmet har rett til å fratre før valg­perioden, eller at styremedlemmet slutter i foretaket.

Underskrift med påtegnet forbehold

Ofte skyldes manglende underskrift uenighet om regnskapet. Selv om ikke det alltid etterleves i praksis, følger det av regnskapsloven at dersom noen har innvendinger mot regnskapet, skal vedkommende undertegne med påtegnet forbehold og gi nærmere redegjørelse i årsberetningen.2*2 I NOU 20015: 10 er det foreslått at innvendinger mot årsregnskapet skal redegjøres for i vedlegg til års­regnskapet. Dette forslaget henger sammen med forslaget om at små foretak unntas fra plikten til å utarbeide årsberetning. Innvendinger mot årsberetningen skal det fremdeles redegjøres for i årsberetningen. Redegjørelsen kan ikke gis i note til årsregnskapet. Styrets undertegningsplikt innebærer at styremedlemmene er ansvarlig for at informasjonen i regnskapet er korrekt og at medlemmene står inne for innholdet med sin underskrift.

Schwencke og Handeland (2010) skriver at undertegning «med forbehold inne­bærer at vedkommende fraskriver seg ansvar for innholdet så langt forbeholdet rekker. Dette kan bl.a. ha betydning for spørsmålet om erstatnings- og straffeansvar for opplysninger gitt i årsregnskapet og/eller årsberetningen».

Kan et varamedlem undertegne?

Et styre kan ha ett eller flere varamedlemmer. Det er derfor et ofte stilt spørsmål om et varamedlem kan undertegne regnskapet i situasjoner hvor et styremedlem ikke har underskrevet regnskapet. Dersom vedtektene ikke oppstiller strengere krav, kan styret fastsette regnskapet selv om ikke alle styremedlemmene er til stede (minst 50 %). Det følger av regnskapsloven at alle styremedlemmene skal underskrive, også de som ikke var til stede under styre­behandlingen. Utgangspunktet er klart – regnskapet kan ikke underskrives av varamedlemmene.

I situasjoner hvor et styremedlem ikke har deltatt på styremøtene over en lengre periode, kan det være aktuelt at et varamedlem skriver under regnskapet. Dette kan for eksempel være aktuelt ved lang tids fravær på grunn av sykdom. I slike situasjoner bør det kunne forsvares at et varamedlem signerer på regnskapet, men det er en forutsetning at varamedlemmet har møtt i stedet for styremedlemmet i perioden. Siden valgte styremedlemmer har undertegningsplikt, er det vanskelig å se andre situasjoner hvor det er akseptabelt at et varamedlem underskriver.

Ved langvarig sykdom bør det for øvrig vurderes om det bør velges nytt styre, ut fra en vurdering om det er hensiktsmessig og forsvarlig å fortsette under de rådende omstendighetene.

Kan regnskapet undertegnes på bakgrunn av fullmakt?

Da regnskapsloven ble utredet (NOU 1995: 30), vurderte lovutvalget om loven burde åpne for at «styret skal ha adgang til å gi fullmakt til en eller flere av dets medlemmer til å undertegne på styrets vegne sammen med administrerende direktør». Utvalget la størst vekt på at samtlige styremedlemmer skal underskrive, og fremmet derfor ikke et slik forslag for departementet.

Et styremedlem kan altså ikke gi et annet styremedlem fullmakt til å signere regn­skapet på sine vegne. Følgelig er det heller ikke adgang til å gi signeringsfullmakt til andre.