Husk nummererte brev

Revisorloven krever at visse forhold skal kommuniseres i nummerert brev. Finanstilsynet har understreket at terskelen for å sende nummerert brev bør være lav og har i flere tilfeller tatt opp at revisorene kan bli bedre til å tydeliggjøre kommunikasjonen i nummererte brev etter revisorloven. I mange tilfeller vil revisor ha flere møter både med revisjonsutvalget og styret og kommunisere ulike forhold, men det er like fullt krav til å sende nummererte brev til styret dersom det er avdekket forhold som nødvendiggjør dette. I tillegg til at det er et lovkrav, gir brev bedre grunnlag for å forstå og følge opp svakhetene som avdekkes. Andre former for kommunikasjon, herunder muntlig, kan gi inntrykk av at forholdet ikke er så viktig. Finansstilsynet har jevnlig tatt opp manglende nummererte brev i sine stedlige tilsyn. En gjennomgang av merknader/brev publisert i 2015 viser at det i omtrent halvparten av dem er kritiske kommentarer til mangler ved nummerte brev, så dette må alle revisorer ha fokus på. Revisor må også sikre at forhold som tas opp i nummerert brev, følges opp og at ev. konsekvenser for revisjonsberetning og fratreden, vurderes. Dette er også noe Finanstilsynet har påpekt ved flere tilsyn. Revisor må klart uttrykke forventninger og frister knyttet til retting av forhold og opplyse om konsekvensen dersom dette ikke skjer. Nummererte brev og annen kommunikasjon kan ikke erstatte krav til påpekninger i revisjonsberetningen eller plikt til å vurdere fratreden.

Tydelig budskap

Både i skriftlig og muntlig kommunikasjon er det viktig å tenke på mottagerne. Budskapet må være tydelig, men samtidig er det viktig at man gir eksempler mv. som gir mottageren nødvendig innsikt og tillit til observasjonene og eventuelle forslag til forbedringer. Det er i denne sammenheng viktig at faktum er avklart med relevante parter slik at usikkerhet rundt dette ikke undergraver budskapet. Kommunikasjonen må komme rettidig slik at forhold kan utbedres. Dette gjelder f.eks. i forhold knyttet til feil og mangler i skatt og avgift, ulovlige utdelinger, tapt egenkapital mv.

Kommunikasjonen må være ærlig og budskapet må ikke tåkelegges ved at vesentlige svakheter og avvik omtales som «forbed­ringsområder» eller at gjennomgående forhold beskrives som «mulige eller enkelte avdekkede avvik». Vi må som revisorer passe på å være oss vårt ansvar bevisst og ikke modifisere budskapet til styret for å beskytte ledelsen/administrasjonen. Dersom man velger å bruke karakterer/fargekoder, kan det være en risiko for at man bruker for mye tid på å forhandle om dette og at kommentarer for «grønne områder» forsvinner. Gjennom god virksomhetsforståelse og risikovurdering vil vi kunne være presise i våre tilbakemeldinger. Selv om vi ikke har et selvstendig ansvar for å teste internkontrollen, vil vi både gjennom kontrolltesting, analyser og andre substanshandlinger være i god posisjon til å identifisere forhold som må/kan/ bør utbedres. Som revisor har vi også et godt utgangspunkt til å benchmarke ulike enheter i et konsern og sammenligne dem mot tilsvarende selskaper.

Krav til møter

Revisorlovens krav til årlig møte mellom styret og revisor uten at ledelsen er til stede gir oss en lovpålagt mulighet til å vise hvordan vi bidrar til at regnskapet ikke inneholder vesentlige feil, forbedring av prosesser og internkontroll og effektivisering. I møter med styret og revisjonsutvalget blir kommunikasjonsform enda viktigere. Det handler selvfølgelig om å være godt forberedt og fremstå som troverdig. Budskapet må være basert på fakta som interesserer og overbeviser ledelsen, revisjonsutvalg og styre, og det må være viktige forhold som ansees relevant å ta tak i. Relevans kan både være i forhold til å avdekke og forhindre ansvarsbetingende forhold, lovbrudd og feil, men kanskje vel så mye ved kommentarer som bidrar til å utvikle virksomhetens lønnsomhet, styring og kontroll. I forhold til slike møter kan det også være en risiko for at vi bruker for mye tid på å utarbeide presentasjonen fremfor å forberede det muntlige budskapet som kanskje er vel så viktig i forhold til mottageren.

Ny revisjonsberetning – kommunikasjonsmulighet

For børsnoterte foretak bør revisor også begynne å tenke på hvordan den nye revisjonsberetningen fra 2016 vil stille krav til kommunikasjonen av sentrale forhold ved revisjonen etter ISA 701. Mange revisorer vil nok teste ut dette allerede i år. Denne standarden vil stille krav til tydelig kommunikasjon i revisjonsberetningen. Det er helt åpenbart at ekstern kommunikasjon av sentrale forhold ved revisjonen til omverden, stiller store krav til hvordan revisor kommuniserer med ledelsen og styret i forkant av dette. Det vil bli diskusjoner om hva som er de sentrale forholdene. Revisors formuleringer og god kommunikasjon med de involverte bidrar til en god prosess. I forberedelsene til den nye beretningen vil nok flere revisorer se tilbake på sin kommunikasjon med styret, revisjonsutvalget og ledelsen og se behovet for å tydeliggjøre både vurdering av risiko og beskrivelse av utførte handlinger. Selv om ikke den nye standarden stiller krav til konklusjon pr. område, vil nok revisjonsutvalget og andre etterspørre en slik vurdering.