Kategori: Bokføring

Spørsmål: Et selskap skanner inn bilagene, og papirbilagene blir makulert. Er det krav om at bilagsnummeret skal fremgå på papirutskriften hvis man skriver ut det elektronisk lagrede bilaget?

Svar: Kravene i bokføringsloven § 4 nr. 7 og § 10 til at det skal foreligge et toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering i hele oppbevaringsperioden, gjelder også ved overgang til et elektronisk oppbevaringsmedium. Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dersom kontrollsporet ikke er lett å følge, er det krav til dokumentasjon av kontrollsporet, jf. bokføringsloven § 6 annet ledd og NBS 2 Kontrollsporet punkt 3.

Ved elektronisk oppbevaring stilles det ikke krav om at identifikasjonskoden skal fremgå av selve dokumentasjonen av de bokførte opplysningene. Det er tilstrekkelig med angivelse av identifikasjonskode i filnavn, eller at andre løsninger benyttes for å etablere et kontrollspor som er mulig å følge, jf. NBS 2 Kontrollsporet pkt. 2.3.3.

Hvis utskriften derimot tas i forbindelse med at man velger å gå tilbake til papirbasert oppbevaring av bilagene, må man påse at bilagsnummeret fremkommer på utskriften. Kravet til kontrollspor skal ivaretas også etter at man har skiftet oppbevaringsmedium.