Logg på for å laste ned PDF

NS 4175 Elektronisk fakturering

I et utkast til en ny norsk standard om elektronisk fakturering foreslår Standard Norge retningslinjer for utveksling av elektroniske fakturaer i forretningsforhold mellom virksomheter.

Registrert revisor

Rune Tystad

Den norske Revisorforening

Formålet med standarden

Formålet med standarden er å bidra til forenkling av prosessene omkring elektronisk baserte handelstransaksjoner. Forenkling og besparelse oppnås:

ved at informasjonselementer følger de elektronisk baserte handelstransaksjonene uten å måtte utarbeides ved hvert trinn i handelsprosessen, og
ved at informasjonselementer kan brukes automatisk i prosessen, for eksempel i handelspartenes regnskapssystemer.

Standarden bygger på og utfyller det arbeidet som blir gjennomført på nasjonalt og europeisk nivå for å standardisere formater til bruk ved elektronisk fakturering og andre handelsprosesser. Standarden omhandler elektronisk faktura i forretningsforhold mellom virksomheter og beskriver leddene i faktureringsløpet.

Standarden er nøytral med hensyn til lagrings- og utvekslingsformater og bygger på bokføringslovgivningen og det offentlige regelverket for økonomistyring, budsjetter og regnskaper.

Forhold til bokføringsloven

Bokføringslovgivningen har detaljerte krav til et salgsdokument. Det stilles krav til at salgsdokumentet minst skal inneholde:

Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen,
angivelse av partene,
ytelsens art og omfang,
tidspunkt og sted for levering av ytelsen,
vederlag og betalingsforfall, og
eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.

Standarden forutsetter at disse opplysningene oversendes elektronisk. I tillegg gis det på enkelte punkter krav og anbefalinger om tilleggsinformasjon som bør oversendes som en del av en elektronisk faktura.

Bokføringslovgivningen stiller ikke konkrete krav til på hvilket format et salgsdokument må foreligge. I NOU 2002: 20 Ny bokføringslov ble det foreslått at bokførte opplysninger skulle foreligge i et ikke direkte redigerbart format. Etter høringsrunden ble denne bestemmelsen endret og Finansdepartementet skriver i Ot.prp. nr. 46 (2003-2004):

Departementet slutter seg til utvalgets vurdering av at det ikke er hensiktsmessig å videreføre kravet etter gjeldende rett om å oppbevare originaldokument av papir i 3 år og 6 måneder etter overføring til annet medium. Etter departementets syn er det uklart hvilke formater som kan anses for å være «ikke direkte redigerbare». Etter departementets oppfatning er det hensiktsmessig at nærmere regler om format fastsettes i forskrift. Departementet foreslår derfor å erstatte kravet om at dokumentasjonen ikke skal være i et direkte redigerbart format med en forskriftshjemmel. I den forbindelse kan også forholdet til endringer i 6. merverdiavgiftsdirektiv (rådsdirektiv 2001/115/EC) om bruk av avansert elektronisk signatur eller elektronisk dokumentutveksling (EDI) vurderes nærmere. I tillegg bør det vurderes å gi nærmere regler om krav til at dokumentasjonens innhold ikke skal kunne endres eller hentes ut.

Krav til format er ikke regulert i bokføringsforskriften, men Bokføringsstandardstyret arbeider med en uttalelse om utforming, oversendelse og oppbevaring av elektronisk salgsdokumentasjon.

Elektronisk fakturering og oversendelse av elektroniske dokumenter er således ikke i strid med bokføringslovgivningen og det er utviklet flere systemer for elektronisk oversendelse av fakturainformasjon.

Standarden forutsetter at gjeldende lovgivning følges.

Hva er en elektronisk faktura?

Standarden definerer elektronisk faktura som en:

faktura i en omforent strukturert form som transporteres elektronisk fra fakturautsteder til fakturamottaker og som kan viderebehandles maskinelt hos fakturamottaker.

Begrepet efaktura blir ofte brukt om fakturaer i en bildefil (i for eksempel pdf-format eller annet bildeformat) som oversendes som et vedlegg til en e-post. En papirfaktura kan også omskapes til en bildefil som lagres elektronisk. Begrepet digital faktura blir ofte også brukt om elektroniske fakturaer, men vil ikke nødvendigvis tilfredsstille definisjonen i standarden.

Slik standarden er bygget opp omhandler den bare elektroniske fakturaer der dataene er strukturert på en slik måte at dokumentet kan «flyte» mellom ulike systemer.

Standardens krav og anbefalinger knyttet til elektronisk faktura kan oppsummeres slik:

	Krav (skal)	Anbefaling (bør)
Innhold
- Nummer	• Fakturaer skal være fortløpende nummerert med maskinelt tildelte nummer (det er tillatt med flere nummerserier, forutsatt at de er sekvensielle og entydige).Ved egenfakturering skal det enten etableres egen nummerserie per leverandør, eller angis på den enkelte aktura akkumulert kjøp hittil i året.
- Utstedelsesdato	• Dato for utstedelse av salgsdokument skal angis.	• Datoformat bør avtales mellom partene slik at det kan tolkes entydig.• Årstall bør alltid føres med fire siffer.
- Angivelse av partene	• Leverandør skal angis med navn og organisasjonsnummer, eventuelt etterfulgt av teksten «mva». Ved internasjonal handel skal nasjonalbetegnelse angis foran organisasjonsnummer (for Norge «NO»).• Kjøper skal angis med navn og adresse, eller navn og organisasjonsnummer.• Ved egenfakturering skal det framgå at salgsdokumentasjonen er utstedt av kjøper.	• Ved egenfakturering bør kjøpers organisasjonsnummer angis.• Eventuell betalingsmottaker som ikke er den samme som leverandør, bør angis med navn og adresse, eller navn og organisasjonsnummer.• Det bør angis bankkontonummer for frigjørende betaling.• Ved internasjonal handel bør også internasjonalt bankkontonummer (IBAN) og bankidentifiseringskode (BIC) angis, i samsvar med henholdsvis ISO 13616-1: 2007 og ISO 9362: 1994.
- Ytelsens art og omfang	• Informasjon om ytelsens art og omfang skal være på linjenivå Beskrivelsen av ytelsen skal være i klartekst på et språk som er leselig for leverandør og kjøper og kontrollmyndighet.• Målenhet og mengde skal angis der ytelsens art gjør det naturlig.	• Hvilket språk som skal benyttes, bør avtales mellom partene.• Det bør angis et varenummer i tillegg til den verbale beskrivelsen av ytelsen.
- Tidspunkt og sted for levering av ytelsen	• Leveringsdato eller leveringsperiode skal angis.• Leveringssted skal angis.	• Leveringsbetingelser bør angis i fakturaen.
- Vederlag	• Vederlag skal angis på linjenivå.• Vederlag skal i tillegg angis som en totalsum, og det skal dessuten angis nettobeløp og avgift per avgiftsgruppe.• Rabatt skal regnes tilbake på linjenivå med tanke på avgiftsberegning, men den kan presenteres som en totalrabatt.• Avrunding av vederlagssummen skal framkomme som eget felt eller angis som en form for rabatt.
- Betalingsforfall	• Betalingsforfall for hele fakturaen skal angis.• Dersom rabatter er gitt på vilkår, skal dette angis (f.eks. «kontantrabatt X % ved betaling innen 30 dager»).• Dersom betalingsbetingelser ikke er angitt og vederlaget avviker fra det som er angitt i opprinnelig salgsdokumentasjon, skal det utstedes tilleggsdokumentasjon.	• Betalingsbetingelser bør angis.
- Merverdiavgift og andre offentlige avgifter	• Avgifter skal angis på linjenivå i form av avgiftssats, avgiftskode eller avgiftsbeløp.• Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
Overføring	• Det skal inngås avtale om format og innhold i fakturaen, slik at all sendt informasjon kan leses av mottaker.• Det skal etableres et system som sikrer at innholdet i meldingen ikke endres under overføringen, eller hvis endring skjer, at endringen oppdages.	• Det bør utstedes en utvekslingslogg, hvor det framgår når meldingen er sendt, og eventuelle feilmeldinger i forbindelse med sending.• Utvekslingsloggen bør lagres inntil regnskapet er revidert, minimum to år.• Utvekslingsrutinene bør inngå i beskrivelsen av regnskapssystemet eller i en samhandlingsavtale.
Mottak	• Det skal tas sikkerhetskopi av mottatte elektroniske fakturaer, enten umiddelbart eller i forbindelse med daglige sikkerhetskopieringsrutiner.	• Det bør utstedes en utvekslingslogg, hvor det framgår når meldingen er mottatt, og eventuelle feilmel-dinger i forbindelse med mottak.• Mottaker bør sende kvittering om mottatt sending tilbake til avsender.• Utvekslingsloggen bør lagres inntil regnskapet er revidert, minimum to år.• Det bør kontrolleres om fakturaen er mottatt tidligere.• Sikkerhetskopieringsrutine bør også omfatte utvekslingsloggen.• Utvekslingsrutinene bør inngå i beskrivelsen av regnskapssystemet.
Sikkerhet	• Det skal sikres mot bruk av ulovlig kode eller makro i fakturaen.• Det skal sikres mot endring eller sletting av fakturaen.• Det skal etableres et sikkert støttesystem for presentasjon av fakturaen på skjerm og papir og maskinell lesing av fakturadataene.• Det skal sikres mot uautorisert endring av støttesystemet.• Det skal sikres at fakturaen kan leses i hele lagringsperioden.
Sporbarhet	• Det må foreligge et toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjon og pliktig regnskapsrapportering.
Lagring	• Regnskapsmateriale skal i hele lagringsperioden lagres ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring.• Regnskapsmateriale skal kunne framlegges i en form som muliggjør etterkontroll.• Regnskapsmateriale skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir

Denne artikkelen bygger på høringsutkast til NS 4175. Det forventes at endelig standard vil foreligge i løpet av høsten. Endelig standard kan kjøpes hos Standard Norge, www.standard.no.

Verdikjeden og faktureringsprosessen spesielt

Figur 1 beskriver skjematisk en virksomhets hovedprosesser i forbindelse med anskaffelser og salg. Hovedpartene i prosessen er kalt leverandør og kunde i motsetning til i for eksempel bokføringslovgivningen der hovedpartene blir kalt selger og kjøper.

En leverandør er i standarden definert som en person eller organisasjon som har eierskap til et produkt, og som overdrar eller gjør produktet tilgjengelig i handel. I et selskap kan rollene som leverandør ivaretas av selger, avsender, fakturautsteder, avgiftsrepresentant mv.

En kunde er definert som en person eller organisasjon som eier produktet etter vellykket fullføring av transaksjonen. I et selskap kan rollene som kunde ivaretas av kjøper, varemottaker, fakturamottaker, avgiftsrepresentant mv.

På figuren er betalingsformidlere tatt med som representant for gruppen av formidlere. På den ene siden kan betaling skje uten bruk av formidler; på den andre siden kan også andre prosesser gjennomføres helt eller delvis ved hjelp av formidlere.

Etter bokføringslovgivningen skal et salgsdokument i utgangspunktet utstedes av selger (leverandør). Under visse forutsetninger kan også kjøper (kunde) utstede salgsdokumentasjonen. Dette blir ofte kalt egenfakturering. I figur 2 og 3 er rollene og aktivitetene i faktureringsprosessen illustrert. Illustrasjonene er hentet fra UN/CEFACTs dokument Business requirements specification.

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura